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DOI: https://doi.org/10.11588/ip.2021.2.82306
Aufbau eines FID-Community-Wikis. Gemeinsame Kartierung von Services und technischen Infrastrukturen im System der Fachinformationsdienste.
Zusammenfassung
Das beschriebene Projekt verfolgt eine detaillierte Kartierung der Services und technischen Infrastrukturen aller DFG-geförderten Fachinformationsdienste. Dadurch soll die Bildung von Kooperationen unterstützt werden sowie die Erhöhung der Nachnutzbarkeit und Interoperabilität der Angebote und Entwicklungen. Die Umsetzung knüpft an das öffentliche webis-Wiki an, das an der SUB Hamburg betrieben wird und die derzeit einzige übergreifende Informationsstruktur der Fachinformationsdienste ist. Es wurde um ein FID-Community-Wiki erweitert, das dem wechselseitigen Austausch von Erfahrungen und Informationen der Fachinformationsdienste dient. Der Aufbau und die gewonnenen Erkenntnisse des Projektes werden hier skizziert.
Schlüsselwörter
FID, Wiki, DFG, usammenarbeit
Development of a Community-Wiki. Common Mapping of Services and Infrastructure in the Specialised Information Services Programme.
Abstract
The following project pursues a detailed mapping of the services and technical infrastructures of all Specialised Information Services, which are funded by the German Research Foundation. This shall support the formation of cooperations and the increase in reusability and interoper-ability of services and technical developments within the programme. The implementation follows the public so-called webis-Wiki, which is operated by the SUB Hamburg and is currently the only comprehensive information service for the Specialised Information Services. It is to be extended by the Community-Wiki, has been established by this project and shall be used for the mutual exchange of experiences and information of the Specialised Information Services. The development and lessons learned are outlined here.
Keywords
Specialised Information Services, Wiki, German Research Foundation, collaboration
Veröffentlichung: 03.08.2021 in Informationspraxis Bd. 7, Nr. 2 (2021)
Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung
An der Staats- und Universitätsbibliothek Hamburg wurde vom 01.06.2020 bis zum 31.05.2021 mit einer Förderung der Deutschen Forschungsgemeinschaft (DFG) ein FID-Community-Wiki als Instrument zur Planung kollaborativer Dienste und Kooperationen aufgebaut (ausführlicher und bebilderter öffentlicher Projektbericht). Das Wiki ist seit November 2020 für alle – derzeit 39 – Fachinformationsdienste (FID) für die Wissenschaft und die Zentralen Fachbibliotheken ZBW, TIB und ZB MED zugänglich. (Da es sich um ein die interne Kommunikation und Zusammenarbeit unterstützendes Werkzeug handelt, ist die Umgebung des Wikis passwortgeschützt. Die Freischaltung für Mitglieder der FID-Community für den Zugriff kann über die Kontaktadresse fidkartierung@sub.uni-hamburg.de beantragt werden.)
Das Projekt reagiert auf rezente Entwicklungen im FID-System: Mit den Fachinformations-diensten für die Wissenschaft wurde seit 2014 eine polyzentrische Struktur etabliert, in der unter Rückkopplung an die vielfältigen wissenschaftlichen Fachcommunities passgenaue Angebote zu deren Unterstützung aufgebaut und konstant weiterentwickelt werden sollen. Zunehmend rücken dabei Fragen der Kooperation zwischen den spezialisierten Diensten sowie der Interoperabilität und Nachnutzbarkeit ihrer Erfahrungen und Entwicklungen in den Fokus und führen zu ersten Kooperationen:
AG FID (innerhalb der Sektion IV – Wissenschaftliche Universalbibliotheken des Deutschen Bibliotheksverbandes (dbv) sowie die Unter-AG „Technische Infrastruktur“: Bei regelmäßigen Treffen werden einzelne übergreifende Themen fokussiert aufgegriffen, um Synergieeffekte zu erzielen. Der bisher darüberhinausgehende „persönliche und eher zufällige Austausch” (Degkwitz et al. (2019): 7) wird nicht als gleichwertig mit einer weitergehenden Netzwerkbildung und einer systematischeren Kommunikation unter Einsatz spezifischer Tools betrachtet.
Kompetenzzentrum für Lizenzierung (KfL): Sowohl die zentrale Expertise im Verhandeln der FID-Lizenzen als auch deren zentrale technische Bereitstellung werden hier gebündelt (siehe hierfür auch den sich im Aufbau befindende FIDELIO-Katalog zum zentralen Nachweis der FID-Lizenzen).
Die Frage von Kooperationen wurde auch in der Evaluierung des Förderprogramms „Fachinformationsdienste für die Wissenschaft" betrachtet mit der Empfehlung der Schaffung von Strukturen, die spezifisch auf die Bildung von Kooperationen ausgerichtet sind. Eine Kartierung der Dienstleistungen wird in der Evaluierungsstudie der FID als noch offenes Desiderat formuliert (DFG/Prognos AG (2018): 25); im Positionspapier der FID leitenden Einrichtungen und der AG FID wird das Fehlen eines übergreifenden Portals zur detaillierten Übersicht und zum Erfahrungsaustausch betont (Degkwitz et al. (2019): 5, 7).
Das FID-Community-Wiki soll unter gemeinsamer inhaltlicher Befüllung durch alle Fachinformationsdienste und Zentralen Fachbibliotheken eine Kartierung der bestehenden sowie geplanten Dienstleistungen und der technischen Infrastrukturen aller FID erarbeiten. Dabei soll es die Interoperabilität und Nachnutzung der FID-Dienste fokussieren, die Vernetzung sowie den Wissenstransfer zwischen den Projekten stärken und Kooperationen fördern. Insbesondere wurden dabei Dienste in den Blick genommen, deren Erprobung spezifisch für das System der Fachinformationsdienste ist und auf deren Ergebnisse für die Antragskonzeption und die Umsetzung der jeweiligen Arbeitsprogramme zurückgegriffen werden kann. Dies betrifft etwa die fachliche Definition und Eingrenzung der Erwerbungsaktivitäten, die eingesetzten Lizenzmodelle oder die Erfahrung mit spezifischen Diensten und Softwares im Bereich der Open-Access-Dienstleistungen.
Vorarbeiten für ein solches Portal liegen an der Staats- und Universitätsbibliothek Hamburg (SUB) vor: webis-Wiki, eine kooperativ gepflegte, übergreifende Informationsinfrastruktur, welche eine Übersicht über die verschiedenen Dienstleistungen der FID ermöglicht. Das webis-Wiki ist etabliert und dient sowohl den FID als auch den Nicht-FID-Bibliotheken zu Übersichtszwecken. Erste Ansätze zu einer Kultur des Teilens von Informationen der FID liegen hier vor. Dies unterstützt Sondierungen zwecks nachnutzbarer Erfahrungen. Für das Einholen von detaillierten Informationen – etwa zu eingesetzten Softwarelösungen – sowie für vergleichende Überlegungen kann die Plattform aber lediglich als Ausgangspunkt dienen. Erst eigene Recherchen und Kontaktaufnahmen ermöglichen weitergehende Erkenntnisse.
2 Umsetzung
2.1 Vorarbeiten
Die Nutzung eines Wikis für das Projekt bietet Vorteile auf verschiedenen Ebenen: So können in einem Wiki Informationen von den Nutzenden relativ niedrigschwellig gesammelt und geteilt werden. Struktur und Zugang sind vertraut durch das sicherlich bekannteste Wiki, die Wikipedia, und im Zusammenhang mit den FID auch insbesondere in der praktischen Umsetzung durch webis. Aus technischer Sicht kann effizient und nachhaltig auf bestehende Open-Source-Software (hier MediaWiki) zurückgegriffen werden. Der Ausbau und die Ergänzungen von Seiten sind schnell und flexibel umsetzbar. D.h. die zur Verfügung gestellten Informationen sind ständig aktualisierbar und neue Entwicklungen und Fortschritte können somit durch die beteiligten Projekte und Bibliotheken stets dokumentiert werden. Die genannten Aspekte unterstützen damit zudem eine längerfristige Pflege der Plattform, sowohl unter technischen als auch inhaltlichen Gesichtspunkten, über die Aufbauphase des Projektes hinaus. Auch im Bereich des Wissensmanagements hat sich das Wiki als Werkzeug in verschiedensten Bereichen bereits über einen längeren Zeitraum bewähren können. Damit kann das partizipative FID-Community-Wiki als zentrale und gemeinsame Informations- bzw. Wissensplattform dienen.
Ein wichtiger Aspekt für die Akzeptanz und damit einhergehend für die Nutzung des FID-Community-Wikis ist ein Filtern von relevanten Informationen und dabei insbesondere der Einbezug der FID-Community selbst, also ein Bottom-up-Zugang zum Aufbau des Projektes. Die inhaltliche Vorbereitung der Informationsstruktur des geplanten Wikis basiert somit auf einer Auswertung der Protokolle der AG FID, der UAG Technische Infrastruktur sowie der 2017 von der Prognos AG durchgeführten Evaluierungsstudie des FID-Förderprogramms. Mithilfe von ergänzenden Recherchen wurde die Seite in zwei Bereiche, einen allgemein-fachlichen und einen technischen, aufgeteilt. Um die einzelnen Punkte und somit gleichermaßen das Wiki gezielt zu komplettieren und alle Bereiche der FID und ZFB abdeckend füllen zu können, wurde die erarbeitete Vorlagenseite mit der Informationsstruktur einer ausgewählten Gruppe von Expert*innen präsentiert und detailliert besprochen. So sollte das Spezialwissen der Befragten aus diversen Bereichen integriert und somit die Vorlagenseite präzisiert werden. Die mit Hilfe der Expert*inneninterviews vervollständigte Vorlagenseite konnte anschließend als exemplarisches Raster für das neue FID-Community-Wiki dienen.
Die gesamte Konzeption des FID-Community-Wikis und insbesondere die Abschnitte zur Lizenzierung und Authentifizierung wurden außerdem eng mit dem KfL abgestimmt, welches ebenfalls mit einer Förderung der DFG im System der Fachinformationsdienste fest verankert ist. Die Perspektive des KfL als bislang einzige übergreifende Dienstleistungsstruktur im System der Fachinformationsdienste mit entsprechend singulären Erfahrungen aus dem operativen Geschäft wurde dabei als besonders wichtig erachtet. Dies betrifft vor allem die Erfahrung mit den teils stark divergierenden Fachcommunities und ihren Publikationskulturen sowie den Lizenzmodellen, die in Abhängigkeit davon eingesetzt werden.
Um eine Rückkopplung in die Fachcommunity der FID und damit auch deren Bedürfnissen zu gewährleisten, wurden mit allen Leiter*innen der FID und ZFB Online-Workshops organisiert. (Die Workshops waren ursprünglich als eintägige Präsenzveranstaltungen in Hamburg an der SUB geplant, wegen der durch die COVID-19-Pandemie auftretenden Einschränkungen wurden diese jedoch in ein Online-Format überführt. Dies erleichterte zugleich die Teilnahme von Vertreter*innen aus allen Bereichen.) Hier wurde zunächst das Vorhaben genauer geschildert, wobei der Fokus insbesondere auf der Vorlagenseite lag, die als Raster für das bis dato noch zu füllende FID-Community-Wiki präsentiert wurde. Der Austausch mit den Mitgliedern der AG FID sollte hilfreiches Feedback für Überarbeitungen der Vorlagenseite liefern. Somit konnte ebenfalls eine Systematisierung und Ergänzung des Rasters erarbeitet werden, die zur optimalen Kartierung aller Dienstleistungen der FID und ZFB bis in Detail verhalf.
Um eine umfassende Umsetzung des Vorhabens zu gewährleisten, wurde zudem ein sechsköpfiger Beirat mit verschiedenen Vertreter*innen aus der FID-Community einberufen. Der Beirat konnte zum einen weiteren fachlichen Input zu den Bearbeitungsschritten einbringen und gewährleistete zum anderem dem FID-Community-Wiki-Projekt eine breite Verankerung in der FID-Landschaft.
Nach Implementierung aller Gesprächsergebnisse in die Informationsstruktur wurde das Wiki in einer sechswöchigen Bearbeitungsphase für die FID-Community freigegeben. Um die Bearbeitungsphase so problemlos wie möglich zu gestalten, wurde vom Projektteam vorab eine Bearbeitungshilfe im Wiki erstellt. Diese beinhaltet beispielsweise Hinweise zum Ausfüllen, etwa zum redaktionellen Umgang mit nichtzutreffenden Abfragepunkten, Tipps zu Formatierungen, zum Erstellen von Hyperlinks sowie zum Einbinden von Bildern.
2.2 FID-Community-Wiki
Der Aufbau des FID-Community-Wikis orientiert sich aus technischer Sicht an bekannten Wiki-Strukturen sowie aus inhaltlicher Sicht analog an webis. Auf den jeweiligen Einzelseiten eines Fachinformationsdienstes bzw. einer Zentralen Fachbibliothek bündelt der Informationskasten auf der rechten Seite – analog zur webis-Seite – alle relevanten Ansprechpartner*innen sowie deren Kontaktinformationen. Das darunterliegende Inhaltsverzeichnis bietet einen Direkteinstieg beim gezielten Ansteuern von Themen.
Basierend auf den Eintragungen der FID wurde anschließend ein Kategorien-System entwickelt. Diese sind – wie man es auch aus der Wikipedia kennt – am Ende eines Wiki-Artikels zu finden und werden in der Reihenfolge ihres Vorkommens im Inhaltsverzeichnis angezeigt. Die Kategorien sollen eine verbesserte Übersicht über angebotene Dienste liefern, indem sie durch die Verlinkung diejenigen FID- und ZFB-Wiki-Seiten anzeigen, die diese Kategorie anbieten. Auch nach der Projektphase können Kategorien aktualisiert und hinzugefügt oder gelöscht werden.
Einen weiteren Sucheinstieg bieten die sogenannten Thematischen Seiten. Hierunter subsumieren sich aktuell konkrete Produkte bzw. Services und Entwicklungen auf einen Blick, die an den entsprechenden FID und ZFB angeboten werden oder geplant sind. Eine Verlinkung führt direkt zu der ausgewählten Stelle in der FID-Seite. Zudem werden die Seiten jeweils extern mit der entsprechenden Wikipedia- und Projekt-Seite verlinkt. Plant bspw. ein*e Fachreferent*in den Einsatz von Open Journal Systems, bietet die Seite einen sowohl schnellen inhaltlichen Einstieg als auch die Möglichkeit sich mit Kolleg*innen zu vernetzen, bei denen diese Software bereits genutzt wird.
Mithilfe der einzelnen Verlinkungen der Softwarelösungen, sowohl extern als auch intern, soll das FID-Community-Wiki gleich auf mehreren Ebenen vervollständigt werden: Zum einen tragen die Verlinkungen zu einer komfortablen Hinführung auf die jeweiligen Community-Seiten und deren benutzter Software bei, was das Portfolio der gesamten Community transparenter macht. Zum anderen sind die Verlinkungen eine Ergänzung zur Suchfunktion des FID-Community-Wikis und dienen dem optimalen Informationsaustausch.
3 Fazit
Insgesamt kann für das FID-Community-Wiki konstatiert werden, dass es ein schnell einsetzbares Tool mit verhältnismäßig einfach zu nutzenden Mechanismen ist. An seine Grenzen stößt es, wenn es um individuelle Nutzungswünsche geht, die in der Software im Ursprung nicht vorgesehen sind und somit mit eigener Programmierleistung einhergingen, die in diesem Rahmen mit Blick auf die finanziellen und zeitlichen Ressourcen nicht umsetzbar sind. Dafür sollten umso mehr die flexiblen Ergänzungs- und Aktualisierungsmöglichkeiten der Seiten hervorgehoben werden, die frei ausgebaut werden können und mit Projektende nicht abgeschlossen sind. So ist denkbar, das Wiki z.B. mit Diskussionsabschnitten für Erfahrungswerte beim Einsatz ausgewählter Software oder als Protokollablage zu nutzen. In diesem Zusammenhang ist jedoch zu betonen, dass es sich bei einem Wiki um ein partizipativ-kollaboratives Werkzeug handelt, das davon lebt, dass es entsprechend von allen genutzt und gepflegt wird. Je nützlicher es sich dabei für die Fachcommunity erweist, desto eher wird dies in der Praxis wahrscheinlich sein. Als „Nebeneffekt" kann das Wiki zudem im Sinne des Wissensmanagements eingesetzt werden, bspw. bei einem Wechsel von Mitarbeiter*innen, wenn Informationen in diesem Rahmen festgehalten werden. Um auf eine regelmäßige Pflege der Seiten hinzuweisen, sind Erinnerungsmails (ein bis zwei Mal im Jahr) geplant.
Das FID-Community-Wiki konnte im Winter/Frühjahr 2021 bereits von einigen FID in der Vorbereitungszeit für die Einreichung eines DFG-Fortsetzungsantrags im April genutzt werden. Nach der sehr regen Nutzung in der Bearbeitungsphase (Dezember 2020 - Anfang Februar 2021) und insgesamt 7.011 Bearbeitungen lassen sich im ersten Vierteljahr Einsatz im Regelbetrieb 1600 bis 2800 Seitenaufrufe im Monat messen. Zudem verweist die Zahl von 190 angelegten Kennungen auf eine breite Verankerung des Instruments. Angesichts der äußerst kleinen Community mit lediglich 39 FID und den drei Zentralen Fachbibliotheken können diese Zahlen durchaus als Belege einer erfreulichen Akzeptanz gewertet werden, was auch dem inhaltlichen Feedback entspricht.
Zwei Punkte können aus dem zahlreich eingegangenen Feedback hervorgehoben werden, weil sie mehrfach genannt wurden: Man sehe, dass das FID-Community-Wiki von den Kol-leg*innen genutzt werde, weil Detailanfragen zu bestimmten Punkten aus der Wiki-Darstellung an Projektmitarbeitende gerichtet werden. Außerdem wird es als Vorteil angesehen, dass bestimmte Informationen schnell im Überblick erfasst werden können, ohne die jeweiligen Portale einzeln aufrufen und durchsuchen zu müssen.
Die genannten Beispiele lassen eine weiterhin zielgerichtete Nutzung durch die Community erwarten. Der Betrieb des Wikis wird auch nach Projektende durch die SUB Hamburg gewährleistet. Hier werden die Verwaltung der Accounts für die aktuellen und neu hinzukommenden Mitglieder der AG FID, die Koordination und inhaltliche Betreuung sowie die Abstimmung mit der AG FID für das FID-Community-Wiki und für webis sowie die Öffentlichkeitsarbeit geleistet. Somit ist das System der Fachinformationsdienste um ein Instrument zur Entwicklung kollaborativer und kooperativer Strukturen unter Einbezug aller Akteure reicher.
4 Quellen
Degkwitz, Andreas et al. (2019): Stärkung der Kooperation und Selbstorganisation im System der Fachinformationsdienste - ein Positionspapier der FID. [online]. Zugriff am 29.06.2021. Verfügbar unter: https://wikis.sub.uni-hamburg.de/webis/images/5/50/Positionspapier_der_FID_zur_Selbstorganisation_final_2019_08.pdf
DFG/Prognos AG (2018): Evaluierung des Förderprogramms „Fachinformationsdienste für die Wissenschaft" –Evaluationsstudie. [online]. Zugriff am 29.06.2021. Verfügbar unter: https://doi.org/10.5281/zenodo.3378232
AutorInnen
-
Berfu Erdogan, berfu.erdogan@uni-hamburg.deStaats- und Universitätsbibliothek HamburgChristoph Hornung, christoph.hornung@sub.uni-hamburg.deStaats- und Universitätsbibliothek HamburgNele Leiner, nele.leiner@sub.uni-hamburg.deStaats- und Universitätsbibliothek HamburgMarkus Trapp, markus.trapp@sub.uni-hamburg.deStaats- und Universitätsbibliothek HamburgProf. Robert Zepf, robert.zepf@sub.uni-hamburg.deStaats- und Universitätsbibliothek HamburgSpracheDurchblättern
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