1 Hintergrund und Motivation

2 Grundlagen

3 Zweitveröffentlichung in der Praxis

3.1 Projekt- und Metadatenakquise

3.1.1 Entwicklung und Bekanntmachung des Services

3.1.2 Metadatenakquise

3.2 Rechtlicher Rahmen

3.2.1 Risikoeinschätzung und Haftung

3.2.2 Rechteübertragung an den Betreiber

3.3 Rechteprüfung

3.3.1 Vorprüfung

3.3.2 Verlagsvertrag

3.3.3 Gesetzlich verankerte Rechte

3.3.4 Lizenzverträge

3.3.5 Verlagspolicies

3.3.6 Anfrage bei Verlagen

3.3.7 Dimensionen

3.3.8 Dokumentation

3.4 Vorbereitung der Publikation

3.4.1 Dateibeschaffung und -aufbereitung

3.4.2 Berücksichtigung von Verlagsanforderungen

3.4.3 Metadatenaufbereitung und Veröffentlichung

4 Gedanken zur Automatisierung

4.1 DeepGreen

4.2 Schnittstellen und Werkzeuge

4.2.1 Schnittstellen

4.2.2 OpenRefine

4.2.3 CrossCite

5 Fazit

Literatur

Anhang

Dokumentation des Hands-on-Labs

Checkliste 1: Leitfragen für den Auf- und Ausbau eines Zweitveröffentlichungsservices

1. Übergeordnete Fragen

2. Personal und Infrastruktur

3. Rechteübertragung und Rechteprüfung

4. Workflow

Checkliste 2: Vor- und Nachteile von Informationswegen zur Bekanntmachung von Zweitveröffentlichungsservices

Checkliste 3: Werkzeuge zur Identifikation von OA-Versionen

Checkliste 4: Zu klärende Fragen für Rechteübertragung an Betreiber

1. Auf welcher Rechtsgrundlage kann eine Zweitveröffentlichung vorgenommen werden?

2. Wie positioniert sich die Bibliothek bzw. der Repositorienbetreiber in Haftungsfragen?

3. Wie ist bei der Rechteprüfung für Beiträge mit mehreren Autor*innen zu verfahren?

4. In welcher Form werden dem Betreiber Rechte übertragen?

Checkliste 5: Rechtsgrundlagen für die Zweitveröffentlichungen

Checkliste 6: Schematischer Ablauf einer Rechteprüfung

Rechteprüfung für Zeitschriftenartikel

Rechteprüfung für Beiträge in Sammelbänden

AutorInnen

1 Hintergrund und Motivation

Wissenschaftler*innen publizieren in Journals und bei Verlagen, die für ihre akademische Laufbahn und Disziplin von Bedeutung sind. Auswahlkriterien wie der Journal Impact Factor, das Standing in der eigenen Fachcommunity und der thematische Fokus spielen wie der Druck des traditionellen Evaluationssystems eine dominante Rolle. Demgegenüber wird die Frage der freien Zugänglichkeit einer Publikation oft nicht oder nur am Rande reflektiert (Graaf 2017: 100 f.). Vielfach führt dies zu einer Closed-Access-Publikation, obwohl der oder die Wissenschaftler*in Open Access (OA) gegenüber grundsätzlich positiv eingestellt ist (Dallmeier-Tiessen et al. 2011). Die Praxis zeigt, dass Open Access aufseiten der Forschung nicht selten mit dem oft kostenpflichtigen goldenen Weg in Verbindung gebracht wird. Der (entgeltfreie) grüne Weg der Zweitveröffentlichung ist dagegen vielen unbekannt, was angesichts der zunehmenden Kommerzialisierung des Open Access äußerst bedauerlich ist (Herb 2018; Brembs 2016; Van Noorden 2013). Und selbst wenn Wissenschaftler*innen bereits den grünen Weg beschreiten, indem sie Beiträge über arXiv.org oder andere Preprint-Server zur Verfügung stellen, fehlt oftmals das Bewusstsein dafür, dass mit der Zugänglichmachung von Preprints bereits eine Form von Open Access umgesetzt wird und dass es darüber hinaus Möglichkeiten für die freie Verbreitung von Closed-Access-Veröffentlichungen gibt.

Der Begriff Zweitveröffentlichung meint in diesem Artikel eine parallele Veröffentlichung, die zusätzlich zur Closed-Access-Publikation auf einem Repositorium erfolgt. Repositorien garantieren Interoperabilität und die langfristige Archivierung von Dokumenten, die durch die Bereitstellung auf persönlichen oder institutionellen Websites bzw. in sozialen Netzwerken wie ResearchGate nicht gewährleistet ist.¹

Das Recht auf die Open-Access-Zweitveröffentlichung bestimmter wissenschaftlicher Fachbeiträge ist in Deutschland gesetzlich verankert und für Zeitschriftenartikel ab 2014 „unabdingbar“. Auch gestatten mittlerweile so gut wie alle großen Wissenschaftsverlage ihren Autor*innen die Zweitveröffentlichung von Zeitschriftenartikeln. Allerdings unterscheiden sich die spezifischen Auflagen je nach Verlag im Hinblick auf Version (Preprint, Postprint, Verlagsversion)², Zeitpunkt und Ort der Zweitveröffentlichung sowie ggf. eine Begleitphrase zur Angabe der Quelle der Erstveröffentlichung.

Da jedoch das Abtreten exklusiver Nutzungsrechte durch die Autor*innen an den Verlag noch immer der Regelfall ist, müssen die Rechtsgrundlagen vor einer Zweitveröffentlichung auf vorhandene Spielräume und die jeweiligen Bedingungen für die praktische Umsetzung geprüft werden. Für Autor*innen bedeutet dies im Alltag – nicht zuletzt aufgrund des allgegenwärtigen Zeitmangels oder fehlender Kenntnisse der rechtlichen Aspekte – große Hürden.

Vielerorts sind es die Bibliotheken, die sich für die Stärkung des OA-Gedankens an Forschungseinrichtungen stark machen. Sie betreiben Repositorien und Zeitschriftenserver, betreuen OA-Publikationsfonds, haben Universitätsverlage gegründet und bieten Schulungen zu Open Access und urheberrechtlichen Fragen an. Kurz gesagt, für wissenschaftliche Bibliotheken sind forschungsnahe Dienstleistungen im Bereich des Publizierens und eine umfassende Aufklärungsarbeit zu Open Access ein immer wichtigeres Betätigungsfeld. Im besten Fall ergibt sich durch Beratungsgespräche aufseiten von Wissenschaftler*innen der Wunsch, (Closed-Access-)Publikationen frei verfügbar zu machen. Wissenschaftliche Bibliotheken können und sollten hier ansetzen und im kleinen oder großen Rahmen Dienstleistungen rund um Zweitveröffentlichungen anbieten. Dazu gehört die Konzipierung und Etablierung des Services, die Schulung von Mitarbeiter*innen und die kontinuierliche Entwicklung von Geschäftsgängen für die Bearbeitung von Publikationslisten und Metadaten, die Rechteprüfung sowie die einzelnen Schritte bis zur Veröffentlichung auf einem Repositorium.

An dieser Stelle soll nicht der Eindruck entstehen, es gäbe bisher keine Services dieser Art. Im Gegenteil, an zahlreichen Einrichtungen finden Wissenschaftler*innen in der Bibliothek kompetente Ansprechpartner*innen und konkrete Hilfe bei der Umsetzung des grünen Weges³. Es fehlt auch nicht an Fachbeiträgen oder FAQs zu urheberrechtlichen Aspekten der Zweitveröffentlichung.⁴ Dennoch scheint es einen Mangel an praxisnahen Handreichungen oder gar Arbeitsanleitungen zu geben: Was genau ist zu tun, wenn eine Autorin eine Publikationsliste zur Prüfung einreicht? Wie geht man bei einer Rechteprüfung eigentlich vor? Was kann man tun, wenn ausgehend von einer Internetrecherche die Rechteprüfung nicht abgeschlossen werden kann? Und wie kann man die vielen kleinteiligen Schritte möglichst ressourcenschonend gestalten?

Um zu diesen und ähnlichen, sehr praktischen Fragen in einen fachlichen Austausch zu treten, wurde im Rahmen des 107. Bibliothekstages in Berlin ein „Hands-on-Lab Zweitveröffentlichungen“ angeboten, an dem neben dem Organisationsteam 31 Personen teilnahmen. Der Hintergrund der Teilnehmer*innen und das Vorhandensein von Zweitveröffentlichungsservices an den verschiedenen Einrichtungen ist im Anhang dokumentiert (vgl. Dokumentation des Hands-on-Labs). Das Lab wurde organisiert von sechs Vertreter*innen aus Berliner Einrichtungen, die sich zu diesem Zweck und in dieser Konstellation zum ersten Mal zusammenfanden.

Nach einem kurzen Impulsvortrag wurde an drei Tischen für je 30 Minuten in rotierenden Gruppen diskutiert. Die Vortragsfolien sowie das unterstützende Handout sind online verfügbar (Blasetti et al. 2018), der vorliegende Beitrag ergänzt die hier diskutierten Aspekte. Die Autor*innen hoffen, damit Einrichtungen unterstützen zu können, die auf der Suche nach einem „How to“ für die Ausgestaltung eines Services für Zweitveröffentlichungen sind. Der Beitrag erhebt nicht den Anspruch, die rechtlichen Grundlagen und etwaigen Detailfragen erschöpfend zu diskutieren – vielmehr soll er eine grundlegende Orientierung für den Auf- und Ausbau bibliothekarischer Services bieten. Gleichzeitig ist dieser Beitrag auch ein Appell an Bibliotheken: Helfen Sie Ihren Wissenschaftler*innen – werden Sie (noch) aktiv(er) im Bereich Zweitveröffentlichungen! Denn einen OA-Grün-Service anzubieten bedeutet nicht, per se „mit einem Bein im Gefängnis“ zu stehen, sondern vielmehr einen zentralen Beitrag zur Erhöhung des OA-Anteils der Publikationen der „eigenen“ Wissenschaftler*innen zu leisten. Auch ist für eine legale Zweitveröffentlichung kein Bitten bei Verlagen notwendig: Vielmehr können die de facto vorhandenen Möglichkeiten ausgeschöpft werden, sei es auf Basis von bestehenden Verlagspolicies, des gesetzlich verankerten Zweitverwertungsrechts oder von OA-Rechten, die im Rahmen von Lizenzverträgen verhandelt wurden.

Der Beitrag fokussiert Möglichkeiten für die Zweitveröffentlichung neuerer Publikationen in wissenschaftlichen Zeitschriften bzw. Sammelwerken. Für die Zweitveröffentlichung von Monografien oder Sammelwerken fehlt bisher die Rechtsgrundlage. Der Beitrag richtet sich primär an Bibliothekar*innen aus dem deutschsprachigen Raum – mit einer Einschränkung: Der Abschnitt „Rechteprüfung: gesetzlich verankerte Rechte“ diskutiert die gesetzlichen Grundlagen in Deutschland. Zudem fokussiert der Abschnitt „Rechteprüfung: OA-Rechte aus Lizenzverträgen“ die für Deutschland wichtigste Regelung – womöglich gibt es in Österreich und der Schweiz vergleichbare Verträge.

2 Grundlagen

Um eine Zweitveröffentlichung vorzunehmen, sind für Bibliotheken, vereinfacht dargestellt, die folgenden Aspekte zentral:

• Der Kontakt zu Autor*innen ist zu koordinieren, insbesondere hinsichtlich der Übermittlung von Publikationslisten, Volltextakquise und Rechteübertragung an die Repositorienbetreiber.
• Die rechtlichen Bedingungen einer Zweitveröffentlichung sind zu prüfen. Dies kann unter Umständen auch den Kontakt mit Verlagen beinhalten, um die (Rück-)Einräumung entsprechender Nutzungsrechte an die Autor*innen zu erreichen.
• Für den Nachweis im Repositorium und eine gute Auffindbarkeit müssen Metadaten akquiriert werden. In diesem Kontext sind ggf. auch Verlagsanforderungen zu berücksichtigen, die im Zuge der Rechteprüfung identifiziert wurden.
• Um neben dem reinen Nachweis im Repositorium auch den Volltextzugriff sicherzustellen, muss eine passende Datei beschafft werden. Je nach Anforderung des Repositorienbetreibers an die formale Qualität der Datei sind ggf. Nachbearbeitungen bzw. Konvertierungen in ein geeignetes Format erforderlich.
• Eine Dokumentation für die (Teil-)Schritte 1 bis 4 ist zu empfehlen.

Wie kann ein ansprechender und zugleich funktionsfähiger Service für den grünen Weg aussehen? Wer sich die Fachliteratur rund um das Thema Zweitveröffentlichung regelmäßig zu Gemüte führt, wird die Antwort erahnen: Es kommt darauf an. Denn ein „Full Service“ ist ebenso denkbar wie die Unterstützung bei einzelnen Aspekten, etwa bei der Rechteprüfung, Dateibearbeitung oder Anmeldung im Repositorium. Gleichwohl ist auch eine allgemeine Beratung zu urheberrechtlichen Fragen und Zweitveröffentlichungen in das Spektrum Zweitveröffentlichungsservice einzuordnen. Ein Service kann also nach dem Motto „Alles kann, nichts muss“ unterschiedliche Formen annehmen. Wie umfänglich dieser letztlich ausgestaltet ist, hängt maßgeblich davon ab, welche lokalen Voraussetzungen an einer Einrichtung im Hinblick auf Ressourcen und Infrastruktur gegeben sind. Die folgenden Fragen sollte jede Einrichtung für sich beantworten, um den für sie leistbaren Serviceumfang bestimmen zu können (siehe auch die Leitfragen in Checkliste 1 im Anhang).

• Welche Personalressourcen sind für Open-Access-Services vorhanden?
• Welche Expertise liegt vor, lässt sich aufbauen oder weiterentwickeln?
• Welche Schwerpunkte werden in der eigenen Einrichtung gesetzt: Liegt der Fokus der OA-Aktivitäten auf dem goldenen oder grünen Weg – oder werden diese gleichwertig behandelt?
• Welche OA-Infrastrukturen und Services sollen konkret angeboten werden?

Es kann ratsam sein, hierfür zunächst das Publikationsverhalten der Autor*innen der eigenen Einrichtung zu analysieren, um passgenaue Services anzubieten und eine maßgebliche Erhöhung des OA-Anteils erzielen zu können. Eine Folge könnte sein, die bisherige interne Ressourcenverteilung für verschiedene OA-Services anzupassen. Monitoring, Analyse und eventuelle Neuausrichtung sollten regelmäßig erfolgen, um dem steten Wandel des Publikationsverhaltens gerecht zu werden.

Ein Full Service erfordert ausreichend Personalstunden. Sind hingegen nur geringe Personalkapazitäten vorhanden, ist es ratsamer, den Fokus auf Beratungsleistungen und die Schulung von Multiplikator*innen in den Instituten, Arbeitsgruppen o. Ä. zu setzen. Es lohnt sich zudem die Frage zu stellen, inwiefern Kapazitäten von studentischen Mitarbeiter*innen, Praktikant*innen, Referendar*innen oder Auszubildenden eingebunden werden können, um die mitunter kleinteiligen und zeitaufwändigen Arbeiten in einem größeren Team zu verteilen.

• Welche Infrastruktur im Bereich Publikationsmanagement gibt es an der eigenen Einrichtung?

Sofern eine Bibliografie oder ein Forschungsinformationssystem vorhanden sind, empfiehlt es sich, die Optionen für den Datenexport für die Rechteprüfung bzw. die direkte Datenübernahme in das Zielrepositorium zu prüfen.⁵ An einigen Einrichtungen sind Bibliografie und Repositorium ein integriertes System, was den Schritt der Metadatenakquise erheblich vereinfacht. Dies leitet zu der Frage über, welches Repositorium für Zweitveröffentlichungen genutzt werden soll:

• Gibt es ein institutionelles Repositorium, betrieben an der eigenen Einrichtung oder gehostet bei einem externen Anbieter?
• Wenn ja, mit welcher Software wird dieses Repositorium betrieben?

Viele gängige Repositorysoftwarelösungen bieten verschiedene Optionen für den Datenimport, neben Anmeldemasken für Einzelpublikationen häufig auch Importschnittstellen oder andere Optionen für den Batchimport. Wird bisher kein ‘eigenes’ Repositorium betrieben, kann eine Zweitveröffentlichung auf Fachrepositorien oder institutionsübergreifenden Repositorien wie Zenodo erfolgen. Ist der Aufbau eines institutionellen Repositoriums geplant, sollten besonders bei geringen Personalkapazitäten Angebote Dritter geprüft werden. Möglich ist etwa, Absprachen mit dem Betreiber eines Repositoriums zu treffen, um einen institutionellen Bereich für die eigene Einrichtung anzulegen.⁶

3 Zweitveröffentlichung in der Praxis

Wie eingangs erwähnt: Ein Zweitveröffentlichungsservice sollte nach den lokalen Bedürfnissen und Ressourcen einer Institution ausgerichtet werden. Im Folgenden werden die vier grundlegenden Bereiche der Zweitveröffentlichung vorgestellt (3.1 Projekt- und Metadatenakquise, 3.2 Rechtlicher Rahmen, 3.3 Rechteprüfung und 3.4 Vorbereitung der Publikation).

3.1 Projekt- und Metadatenakquise

3.1.1 Entwicklung und Bekanntmachung des Services

Nachdem der Zweitveröffentlichungsservice einer Forschungseinrichtung konzipiert wurde, geht es zunächst um Maßnahmen zu dessen Bekanntmachung bzw. zur Gewinnung von Autor*innen für die Inanspruchnahme des Angebots (Faulder et al. 2018: 45) – sei es für umfassende Publikationslisten oder einzelne Veröffentlichungen. Das tatsächliche Interesse an einem Zweitveröffentlichungsservice kann im Vorfeld nur schwer abgeschätzt werden und hängt letztlich auch vom Umfang des Angebots ab: Je mehr Unterstützung angeboten wird, desto größer ist erfahrungsgemäß das Interesse. Im Idealfall kann eine Bibliothek einen festen Stamm von Autor*innen aufbauen, der sich langfristig an der Realisierung des grünen Weges beteiligt, oder gar alle Neuerscheinungen systematisch zweitveröffentlicht.

Checkliste 2 im Anhang gibt einen Überblick über verschiedene Informationswege, die von den das Lab organisierenden Einrichtungen in der Praxis herangezogen werden; ergänzend sind Vor- und Nachteile aufgeführt.

Erfolg bzw. positiver Rücklauf variieren je nach Informationsangebot. Sinnvoll erscheint eine ausführliche Darstellung des Services auf der eigenen Website, auf das in Social-Media-Kanälen, Druckmaterialien und E-Mails verwiesen werden kann. Als sehr effektiv hat sich der unmittelbare Kontakt zu Autor*innen erwiesen, etwa im Rahmen einer allgemeinen OA-Beratung (am Telefon, im persönlichen Gespräch, per E-Mail) oder bei Workshops und Vorträgen. Aufkommende Fragen rund um das Thema Zweitveröffentlichung können so problemlos besprochen werden. Zudem besteht die Möglichkeit, Fachspezifika und besondere Bedingungen zu berücksichtigen. Vor allem im Kontext von Publikationsfonds sollte parallel zur Antragstellung über den grünen Weg aufgeklärt werden: Die Nichtfinanzierung von Artikeln in hybriden Journals als Förderkriterium vieler Fonds ist mit der Chance verbunden, für die kostenfreie Zweitveröffentlichung zu werben und damit in vielen Einzelfällen eine unnötige und doppelte Haushaltsbelastung für die eigene Forschungseinrichtung zu vermeiden. Ebenfalls bewährt hat sich die Strategie, Autor*innen über institutionelle Forschungsinformationssysteme zu akquirieren. Diese dienen der Erfassung der Publikationstätigkeit einer wissenschaftlichen Einrichtung und können beispielsweise im Formular für bibliografische Metadaten die Pflichtangabe integrieren, ob eine Zweitveröffentlichung des publizierten Artikels gewünscht ist oder nicht (so etwas wird z.B. am Wissenschaftszentrum Berlin für Sozialforschung (WZB) umgesetzt).

An dieser Stelle eine Anmerkung zur Kommunikation mit Autor*innen (Cirasella 2017): Viele Bibliotheken haben moralische und finanzielle Argumente im Hinterkopf, wenn es um OA-Beratung an der eigenen Institution geht. Die Perspektive der Wissenschaft aber ist durch den zeitlich eng getakteten Lehr- und Forschungsalltag beeinflusst, so dass Argumente wie die Steigerung der Sichtbarkeit, erhöhte Zitationsraten, Zweitveröffentlichungen als kostenloser OA-Weg für (ggf. kostenpflichtige) Closed-Access-Publikationen und wenig Eigenaufwand ausschlaggebend für die Inanspruchnahme eines OA-Services sind. Vor allem die Berücksichtigung von Open Access in Berufungsverfahren und in der Leistungsbewertung dürfte künftig eine Rolle in der Argumentation spielen.

3.1.2 Metadatenakquise

Einen umfassenden und detaillierten Überblick zu Möglichkeiten der Metadatenakquise zu geben, ist an dieser Stelle unmöglich – zu divers sind die lokalen Infrastrukturen der verschiedenen Forschungseinrichtungen. Im Folgenden soll entlang eines kurzen Fragenkatalogs stichwortartig ein Blick auf mögliche Ansätze gegeben werden. Ergänzend sei auf den Abschnitt „4 Gedanken zur Automatisierung“ verwiesen, der Schnittstellen und Werkzeuge wie SWORD, Crossref, Unpaywall und OpenRefine diskutiert.

Wie erhält die Bibliothek Kenntnis von Publikationen, die zweitveröffentlicht werden sollen?

• Hochschulbibliografie oder Forschungsinformationssystem

• kontinuierliche Meldung neuer Publikationen durch einen Lehrstuhl, im besten Fall in Form strukturierter Angaben, alternativ Publikationsliste auf der Website des Lehrstuhls

• Alerts in Zitations- und Literaturdatenbanken wie Web of Science oder Scopus

• Anmeldung der Metadaten im Repositorium durch Autor*in

Welche Metadaten der Erstveröffentlichung sind für die anschließende Rechteprüfung wichtig?

• Beteiligte Autor*innen bzw. in der Publikation angegebene Affiliation(en)

• DOI (sofern vorhanden; andernfalls: URN, handle, PURL, URL)

• Titel der Publikation

• Titel der Zeitschrift, des Sammelwerkes oder der Konferenz

• ISSN bzw. ISBN (sofern vorhanden)

• Verlag

• Datum der Veröffentlichung

Wie können die Metadaten für die Publikation angereichert werden?

• Nachnutzung von Metadaten aus Hochschulbibliografie, Forschungsinformationssystem oder externen Zitations- und Literaturdatenbanken (via standardisierte Dateiformate wie z. B. BibTeX, RIS)

• Daten aus Crossref (sofern DOI vorhanden)

• manuelle Anreicherung

3.2 Rechtlicher Rahmen

Bei der Übernahme eines Manuskripts lassen sich Verlage traditionell ausschließliche Nutzungsrechte zur Vervielfältigung, Verbreitung und öffentlichen Zugänglichmachung einräumen. Dadurch werden Autor*innen qua Vertrag bei der weiteren Nutzung der eigenen Publikation eingeschränkt. Die Prüfung, ob eine Zweitveröffentlichung möglich ist, wird im Folgenden als „Rechteprüfung“ bzw. „Rechteklärung“ bezeichnet; sie ist zentraler Bestandteil eines Zweitveröffentlichungsservices (siehe 3.3). Daneben ist eine Vereinbarung zwischen Autor*in und Repositoriumbetreiber erforderlich, diese wird im Folgenden als „Rechteübertragung an den Betreiber“ oder „Deposit-Lizenz“ bezeichnet (auch „Autorenvereinbarung“, „Einverständniserklärung“ oder „Veröffentlichungsvertrag“ genannt).

Dass rechtliche Bedenken für Autor*innen ein zentraler Hinderungsgrund für die Wahrnehmung von Zweitveröffentlichungsrechten sind, zeigt u. a. die Studie von Morais, Borrell-Damian 2018. Es scheint, als würden die Bedenken auch für Bibliotheken ein bedeutsames Hindernis darstellen, wenn es darum geht, Unterstützungsangebote für Wissenschaftler*innen zu etablieren: Rechtliche Aspekte sind ein zentrales und wiederkehrendes Thema auf OA-Fachtagungen und in -Fachpublikationen. Doch sind sie größtenteils übergeordneter Natur und betreffen eher die Organisation eines Repositoriums und damit verbundene, einrichtungsspezifische Entscheidungen. In Checkliste 4 im Anhang findet sich ein Überblick der zu klärenden Fragen für die rechtlichen Rahmenbedingungen.

3.2.1 Risikoeinschätzung und Haftung

Erfahrungen aus der Praxis zeigen, dass Autor*innen dem Rat von Bibliothekar*innen vertrauen und entsprechend handeln – unabhängig davon, wie häufig betont wird, dass es sich bei einer Beratung durch bibliothekarisches Fachpersonal grundsätzlich nicht um eine verbindliche Rechtsberatung handelt. Zudem ist zu beachten, dass Repositorienbetreiber für die von ihnen bereitgestellten Inhalte (mit)verantwortlich sind (Hartmann et al. 2011: 15 ff., 81 f., 90). Wird die Rechtmäßigkeit einer Zweitveröffentlichung angezweifelt, so sind diese für Verlage die primären Ansprechpartner. Schadensersatzansprüche sind allerdings i. d. R. nicht zu befürchten. Erfahrungsgemäß kommen im ungünstigsten Fall sogenannte „take down notices“ ins Spiel und der Zugriff auf einen Volltext muss ggf. gesperrt werden (Hartmann et al. 2011: 16).

Selbstverständlich sollten Rechteprüfungen sorgfältig durchgeführt und die Ergebnisse dokumentiert werden. Es ist zu empfehlen, im Vorfeld generelle Haftungsrisiken mit der Leitungsebene der für den Zweitveröffentlichungsservice verantwortlichen Institution zu diskutieren (s. auch Faulder et al. 2018: 55 f.): Was ist das Worst-Case-Szenario? Was ist konkret zu tun, wenn ein Rechteinhaber die Sperrung eines Volltextes verlangt – d. h. wer ist verantwortlich, a) zu prüfen, ob eine Forderung berechtigt ist und b) eine mögliche Sperrung vorzunehmen? Eindeutige Handlungsanweisungen geben Mitarbeiter*innen, die einen Zweitveröffentlichungsservice betreuen, Sicherheit.

Gleichzeitig sollte Autor*innen gegenüber kommuniziert werden, bei wem die Haftung liegt. In der Praxis hat sich gezeigt, dass das Interesse an Zweitveröffentlichungen steigt, wenn eine Institution die rechtliche Verantwortung übernimmt. Entsprechend empfehlenswert ist es, die Rechtevereinbarung (Deposit-Lizenz) um eine Erläuterung dieses Sachverhalts zu ergänzen.⁷

3.2.2 Rechteübertragung an den Betreiber

Um eine Zweitveröffentlichung auf einem Repositorium einstellen zu können, muss neben der Einhaltung der rechtlichen Bedingungen eine Rechteübertragung zugunsten des Repositorienbetreibers stattfinden (Deposit-Lizenz). Hierbei übertragen Autor*innen i. d. R. ein einfaches und zeitlich unbeschränktes Nutzungsrecht für ihre Publikationen. Sofern die Bibliothek nicht selbst das Repositorium betreibt, kann alternativ eine formale Vereinbarung zwischen Autor*in und Bibliothek sowie Bibliothek und Repositorienbetreiber genutzt werden. Auf eine Deposit-Lizenz kann formal verzichtet werden, wenn der Betreiber sich auf eine andere vertragliche Grundlage berufen kann; hier sind insbesondere Rechte für die Allgemeinheit, die sich etwa aus einer Creative-Commons-Lizenz ergeben, und Lizenzverträge mit OA-Komponente (insbesondere Allianz- und Nationallizenzen) zu nennen.

Im Rahmen von Allianz- und Nationallizenzen wurden in einigen Fällen OA-Rechte für die lizenznehmenden Institutionen verhandelt, d. h. Verlage räumen den Institutionen direkt Rechte zur Zweitveröffentlichung ein. Formal kann eine Zweitveröffentlichung dann ohne Zustimmung der Autor*innen vorgenommen werden. Ob diese dennoch über eine Zweitveröffentlichung informiert werden sollten, ist in der jeweiligen Einrichtung zu entscheiden.⁸

Die Übertragung von Nutzungsrechten in Form einer Deposit-Lizenz findet auf vielfältige Weise statt. In der Praxis werden u. a. folgende Varianten der Rechteübertragung umgesetzt: in Papierform mit Originalunterschrift, Checkboxen im Webformular oder Zustimmung per E-Mail. Eine Schriftform ist nicht zwingend notwendig, im Zweifel obliegt jedoch dem Repositoriumbetreiber die Beweispflicht, dass die notwendigen Rechte übertragen wurden (Hartmann et al. 2011: 10, 58). Für Empfehlungen zur Ausgestaltung einer Deposit-Lizenz siehe Müller et al. 2016: 19 ff. sowie Hartmann et al. 2011: 11, 55 ff., 67 f.

Handelt es sich um eine Publikation von mehreren Autor*innen, müssen formal gesehen alle Autor*innen der Zweitveröffentlichung zustimmen (Hartmann et al. 2011: 63). Gleichzeitig gilt, dass Koautor*innen dies nicht wider Treu und Glauben verweigern dürfen – d. h. sie dürfen eine Zweitveröffentlichung nicht grundlos ablehnen (vgl. Arbeitsgruppe Rechtliche Rahmenbedingungen der Schwerpunktinitiative „Digitale Information“ der Allianz der deutschen Wissenschaftsorganisationen 2015: Frage 4). Als Bibliothek alle Autor*innen einer Publikation zu kontaktieren, würde gerade bei einer größeren Menge an Publikationen einen enormen Aufwand bedeuten. Stattdessen empfiehlt es sich, sich von der kontaktierten Autorin der eigenen Einrichtung versichern zu lassen, dass die Zweitveröffentlichung im Kreise der Autor*innen auf Zustimmung trifft. Die Deposit-Lizenz kann um einen entsprechenden Passus ergänzt werden⁹.

Eine Variante, die für Autor*innen und Betreiber deutlich weniger Aufwand als eine Deposit-Lizenz pro Publikation bedeutet, ist das Abschließen einer Pauschalvereinbarung. Damit können Autor*innen die notwendigen Rechte für all jene Publikationen übertragen, die im Rahmen ihrer Tätigkeit an der Einrichtung publiziert wurden. Ein Kündigungsrecht ist für diese Lösung unverzichtbar¹⁰, d. h. es muss für Autor*innen eine Möglichkeit geben, von der Pauschalvereinbarung zurückzutreten.

3.3 Rechteprüfung

Für die eigentliche Rechteprüfung lässt sich festhalten: Um zu prüfen, ob eine Publikation zweitveröffentlicht werden darf, ist kein juristisches Studium erforderlich. Vielmehr gilt es, im Vorfeld bzw. im Zuge der Entwicklung eines Services einen möglichst standardisierten Umgang mit den verschiedenen Rechtsgrundlagen festzulegen und dann bei den einzelnen Rechteprüfungen in erster Linie die folgenden Punkte dementsprechend zu klären:

1. Welche Rechtsgrundlage(n) kann/können im konkreten Fall herangezogen werden?

2. Welche Version darf wann zweitveröffentlicht werden?

3. In welcher Art von Repositorium darf die Zweitveröffentlichung erfolgen?

4. Welche Auflagen sind darüber hinaus zu beachten?

Grundlegende Anhaltspunkte und Werkzeuge, um diese Fragen zu beantworten, werden in 3.3.1 bis 3.3.8 vorgestellt. In Checkliste 6 im Anhang wird der mögliche Ablauf einer Rechteprüfung schematisch skizziert.

3.3.1 Vorprüfung

Für ein ressourcenschonendes Vorgehen empfiehlt sich zunächst folgende Vorprüfung:

• Hat die/der Autor*in einer Closed-Access-Publikation bereits eine Zweitveröffentlichung vorgenommen? Und falls ja: Ist diese aufgrund gegebener Spielräume¹¹ unter einer freien Lizenz erfolgt?

• Haben Koautor*innen bereits eine Zweitveröffentlichung vorgenommen? Beispielsweise müssen Angehörige zahlreicher Forschungseinrichtungen im angloamerikanischen Sprachraum die akzeptierte Manuskriptfassung von Zeitschriftenartikeln direkt nach Erscheinen zweitveröffentlichen – mitunter unter einer CC BY-NC-Lizenz (Baldwin 2018).

Zweitveröffentlichungen in Repositorien lassen sich nachweisen und können im OA-Monitoring einer Einrichtung berücksichtigt werden. Liegt eine freie Lizenz vor, ist darüber hinaus eine unmittelbare Nachnutzung über das eigene Repositorium möglich. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, vorhandene Werkzeuge zur Identifikation von OA-Versionen in den Workflow einzubinden (vgl. Checkliste 3 im Anhang).

Liefert diese allererste Überprüfung ein negatives Ergebnis, steht der eigentliche Prozess der Rechteprüfung an, der im Folgenden ohne Anspruch auf Vollständigkeit dargestellt wird.

3.3.2 Verlagsvertrag

Die Einräumung von Nutzungsrechten an einer Publikation ist ein vertraglich geregelter Vorgang urheberrechtlicher Natur. Im Idealfall ist die Prüfung des Publikationsvertrags Ausgangspunkt der Rechteprüfung.¹² Dieser Vertrag (bzw. Copyright Transfer Agreement) wird Autor*innen meist elektronisch übermittelt und von diesen nicht notwendigerweise unterzeichnet.

Die Prüfung eines Publikationsvertrages kann unmittelbare Rechtssicherheit liefern, indem ermittelt wird, welche Nutzungsrechte der/die Autor*in dem Verlag eingeräumt hat und ob bzw. zu welchen Bedingungen eine Zweitveröffentlichung möglich ist.

Liegt ein Vertrag schriftlich vor, gilt es zunächst, diesen hinsichtlich der erfolgten Rechteeinräumung und etwaiger expliziter Bestimmungen bzgl. der Zweitveröffentlichungsrechte (auch „sharing rights“, „deposit rights“, „self-archiving rights“) der Autor*innen zu überprüfen. Ist ein zutreffender Passus identifiziert, sollte die Rechteprüfung jedoch nicht an diesem Punkt abgeschlossen werden – selbst dann nicht, wenn der Vertrag eine Zweitveröffentlichung erlaubt. Denn womöglich ist diese zugleich aufgrund übergreifender Regelungen und Vereinbarungen (s. unten) auch zu anderen und nicht selten sogar günstigeren Konditionen (vor allem in Bezug auf Version oder Embargofrist) möglich.

Einordnung: Vorteil einer Rechteprüfung auf Basis des Verlagsvertrages ist die unmittelbare Rechtssicherheit. Nachteilig ist, dass vertragliche Regelungen mitunter restriktiv sind. Eine Hürde im Alltag stellt sich dann, wenn der Vertrag nicht mehr vorliegt oder Unsicherheit darüber besteht, ob eine vertragliche Regelung getroffen wurde. Zudem ist der zeitliche Aufwand bei der Überprüfung von einzelnen Verträgen sehr hoch. Es ist daher fraglich, ob dies bei einem flächendeckenden Zweitveröffentlichungsservice in der Praxis umsetzbar ist.

3.3.3 Gesetzlich verankerte Rechte

Wurde keinerlei Vereinbarung über die Nutzungsrechte am veröffentlichten Werk getroffen, so lässt sich auf eine Pauschalregelung urheberrechtlicher Natur zurückgreifen, namentlich für Zeitschriftenartikel auf § 38 (1) und für Beiträge in Sammelbänden, für die kein Honorar gezahlt wurde, auf § 38 (2) des deutschen Urheberrechtsgesetzes. In diesem Fall verfügt der Verlag bzw. der Herausgeber für das erste Jahr nach dem Erscheinen des Beitrags über ausschließliche, danach aber nur noch über einfache Nutzungsrechte. Autor*innen steht es somit nach Ablauf eines Jahres frei, die Publikation „anderweit zu vervielfältigen, zu verbreiten und öffentlich zugänglich zu machen“. Für eine Zweitveröffentlichung auf Basis von § 38 (1) oder (2) darf die Verlagsversion genutzt und an einem beliebigen Ort für beliebige Zwecke und wenn gewünscht auch unter Vergabe einer freien Lizenz¹³ vorgenommen werden.

Wurde hingegen eine Vereinbarung getroffen, die im Wortlaut nicht bekannt ist oder ist nicht mehr bekannt, ob sie getroffen wurde, kann auf §§ 38 (1) bzw. (2) nicht zurückgegriffen werden. Für wissenschaftliche Zeitschriftenartikel allerdings kann das in § 38 (4) UrhG gesetzlich verankerte Zweitverwertungsrecht geltend gemacht werden. Es besagt, dass Autor*innen von wissenschaftlichen Zeitschriftenartikeln zwölf Monate nach Erstveröffentlichung das akzeptierte Manuskript zweitveröffentlichen dürfen – unabhängig davon, was im Verlagsvertrag geregelt wurde. Um sich auf § 38 (4) UrhG als „unabdingbares Recht“ berufen zu können, müssen bestimmte Rahmenbedingungen (Erscheinungsjahr 2014 ff., Zeitschrift erscheint mindestens zweimal jährlich, mindestens zur Hälfte mit öffentlichen Mitteln geförderten Forschungstätigkeit...) erfüllt sein. Das FAQ der Arbeitsgruppe Rechtliche Rahmenbedingungen der Schwerpunktinitiative „Digitale Information“ der Allianz der deutschen Wissenschaftsorganisationen 2015 gibt einen guten Überblick über Detailfragen zur Anwendbarkeit.

Einordnung: Vorteil der gesetzlich verankerten Rechte zur Zweitveröffentlichung ist, dass diese ein vergleichsweise einheitliches Vorgehen ermöglichen, d. h. es sind keine weiteren Unterlagen oder Quellen für die Rechteprüfung erforderlich. Das in § 38 (4) UrhG verankerte Zweitverwertungsrecht weist ein großes Potenzial für Zweitveröffentlichungen auf. Dabei soll nicht unerwähnt bleiben, dass es bisher keine Rechtsprechung gibt, die mehr Rechtssicherheit für Detailfragen bzgl. § 38 (4) UrhG liefert. Bei Anwendung von § 38 (1) und (2) ist insbesondere positiv hervorzuheben, dass die Verlagsversion genutzt werden kann. Nachteilig bei § 38 ist, dass in der Praxis nicht immer einfach zu entscheiden ist, ob das Recht in allen Fällen zur Anwendung kommen kann. Zudem sind die Auflagen von § 38 (4) in Bezug auf Version und Embargofrist für Zeitschriftenartikel mitunter restriktiver als etwa die allgemeine Verlagspolicy oder die im Rahmen eines Lizenzvertrags verhandelten Sonderrechte.

3.3.4 Lizenzverträge

Institutionen können mit Verlagen direkt Verträge abschließen, die Zweitveröffentlichungen regeln. Eine besondere Bedeutung kommt hier Bibliotheken zu, die für den Abschluss von Lizenzverträgen für subskriptionspflichtige Zeitschriften in engem Kontakt mit Verlagen stehen. Prinzipiell ist denkbar, dass einzelne Bibliotheken besondere OA-Rechte mit einzelnen Verlagen verhandeln. In der Praxis sind derartige Verhandlungen jedoch eher auf konsortialer Ebene angesiedelt.

In Deutschland sind in diesem Kontext in erster Linie die im Rahmen von Allianz- und Nationallizenzen verhandelten OA-Rechte hervorzuheben. Einen ausführlichen Überblick über diese Rechte gibt die Handreichung der Arbeitsgruppen „Nationale Lizenzierung“ und „Open Access“ der Schwerpunktinitiative „Digitale Information“ der Allianz der deutschen Wissenschaftsorganisationen 2012. Positiv zu bewerten ist, dass diese OA-Komponente i. d. R. nicht nur die Autor*innen, sondern auch deren Einrichtungen zur Zweitveröffentlichung berechtigt, so dass die Einwilligung der Autor*innen nicht zwingend vorliegen muss. Meist gestatten die Verträge zudem die Veröffentlichung der Verlagsversion. Eine Übersicht zur Nutzung verhandelter OA-Rechte für einzelne Verlage sind auf der Webseite der DFG unter der URL https://www.nationallizenzen.de/tools/open-access-rechte.xls/view zu finden. Wie ein Workflow aussehen kann, um systematisch die Artikel zu identifizieren, für die eine Einrichtung zur Zweitveröffentlichung berechtigt ist, beschreiben Thomas; Stadler 2015. Um umfassende Kenntnis über alle Verträge mit einer OA-Komponente zu erlangen, empfiehlt sich die Einbindung der Erwerbungsabteilung.

Einordnung: Die Vorteile von institutionellen vertraglichen Vereinbarungen über OA-Rechte sind die unmittelbare Rechtssicherheit und ihr übergreifender Charakter. Die Berücksichtigung von Allianz- und Nationallizenzen bei der Rechteprüfung wird stark empfohlen, da sie vergleichsweise günstige Bedingungen für die Zweitveröffentlichung bieten. Will eine Bibliothek ohne Autor*innenkontakt OA-Rechte wahrnehmen, kann dies für einzelne Bibliotheken im Alltag einen erheblichen Aufwand bedeuten, die zur Zweitveröffentlichung berechtigten Artikel zu identifizieren und Open Access zu stellen.

3.3.5 Verlagspolicies

Internationale Großverlage haben Policies für Zweitveröffentlichungen verabschiedet, die i. d. R. auf einer zentralen Webseite zu finden sind.¹⁴ Mit der Seite http://www.howcanishareit.com/ lassen sich die entsprechenden Webseiten der Großverlage vergleichsweise schnell identifizieren.

Einen schnellen und übersichtlichen Einstieg in die unterschiedlichen Richtlinien der einzelnen Verlage bietet zudem die Online-Datenbank SHERPA/RoMEO.¹⁵ Sie ordnet die Policies zudem bereits ein: Je nach Version (Preprint, Postprint, Verlagsversion) wird unterschieden nach „gestattet“ bzw. „nicht gestattet“ und es gibt ein Farbsystem („grüner Verlag“ etwa bedeutet, dass neben Preprints auch Postprints oder Verlagsversionen genutzt werden dürfen). Zudem werden im Bereich „General Conditions“ die zu beachtenden Bedingungen aufgeführt. Neben bibliografischen Angaben zur Zeitschrift werden Links zur Verlagspolicy bzw. zum Standardvertrag aufgeführt. Nicht immer sind die Angaben auf dem aktuellsten Stand; Änderungsvorschläge können über ein Formular mitgeteilt werden. Zu beachten ist, dass die Einträge in SHERPA/RoMEO nicht rechtsverbindlich sind – die Plattform liefert mit der Kategorisierung der Vorgaben allerdings die wichtigsten Links, um zum einen die Verlagspolicies und zum anderen die relevanten Passagen hierin schneller identifizieren zu können.

In SHERPA/RoMEO zu finden sind vor allem Policies für Zeitschriften. Mitunter ergibt die Suche nach einem Verlag auch einen passenden Eintrag für eine allgemeine Verlagspolicy, die manchmal auf andere Dokumententypen übertragbar ist. Bleibt die Recherche in SHERPA/RoMEO erfolglos, kann für die Rechteprüfung für Beiträge in Sammelwerken auf eine Kurzübersicht der University of Cambridge¹⁶ oder eine kollaborativ gepflegte Übersicht¹⁷ herangezogen werden.

Einordnung: Vorteil einer Rechteprüfung auf Basis von Verlagspolicies ist, dass solche Policies inzwischen weit verbreitet und mitunter großzügiger in den Bedingungen als etwa das gesetzlich verankerte Zweitverwertungsrecht sind. Zudem gibt es etablierte Werkzeuge zum Auffinden dieser Policies. Als Nachteil ist vor allem der zeitliche Aufwand zu benennen, der sich aus der Vielfalt der unterschiedlichen Vorgaben ergibt; ein einheitliches Vorgehen bei der Umsetzung im Repositorium ist nicht möglich.

3.3.6 Anfrage bei Verlagen

Für den Fall, dass eine Rechteprüfung kein Ergebnis liefert oder nur unklare Informationen ergibt, ist es ratsam, Kontakt zum Verlag aufzunehmen – um Unklarheiten zu beseitigen bzw. im Namen von Autor*innen die Rechte zur Zweitveröffentlichung einzuholen. Dies kann auch direkt durch die Autor*innen erfolgen; dann empfiehlt es sich allerdings, den Autor*innen entsprechende Textbausteine zur Verfügung zu stellen. Empfehlenswert ist darüber hinaus, für beide Fälle Mustertexte auf Deutsch und Englisch zu entwickeln.

Wird ein Verlag kontaktiert, um die Rechte für die Zweitveröffentlichung einer bestimmten Publikation einzuholen, sollten die folgenden Angaben vorhanden sein:

• Vollständige bibliografische Information

• Zweck der Anfrage

• Art der Verwendung (Nennung der gewünschten Version)

• Ort der Zweitveröffentlichung, ggf. erläuternde Hinweise zur (nichtkommerziellen) Natur des Repositoriums

• Soll die Zweitveröffentlichung unter einer freien Lizenz erfolgen, sollte diese benannt werden.

Ist die Anfrage erfolgreich, d. h. werden die erforderlichen Rechte eingeräumt, kann eine Zweitveröffentlichung ohne Weiteres durchgeführt werden. Es wird empfohlen, positive Rückmeldungen von Verlagen auch für die Zukunft nachvollziehbar und wiederauffindbar abzulegen.

Verlage direkt anzuschreiben kann einen erheblichen Zeitaufwand bedeuten, da zunächst Kontaktdaten recherchiert, Anfragen gestellt und im weiteren das Ergebnis zurückverfolgt und dokumentiert werden müssen. Der direkte Kontakt kann jedoch auch eine normative Wirkung entfalten – insbesondere bei kleinen und mittelständischen Verlagen, die sich bisher wenig mit OA-Zweitveröffentlichungen auseinandergesetzt haben, aber dem Thema prinzipiell aufgeschlossen gegenüber stehen. Eine Pauschalvereinbarung im Vereinigten Königreich (UK Scholarly Communication License) konnte nicht zuletzt über eine konsequente Informations- und Verhandlungskampagne mittels Musterbriefen an zahlreiche Verlage durchgesetzt werden (Baldwin 2018).

Einordnung: Vorteil einer Rechteklärung über den direkten Verlagskontakt ist bei positivem Ausgang die unmittelbare Rechtssicherheit. Nachteilig ist hingegen der damit verbundene Zeitaufwand, welcher jedoch durch Musteranschreiben reduziert werden kann.

3.3.7 Dimensionen

Sind die entsprechenden Rechtsgrundlagen, Informationsquellen und -werkzeuge bekannt, so nimmt eine manuelle Rechteprüfung i. d. R. maximal eine halbe Stunde pro Publikation in Anspruch. Der Zeitaufwand kann sich deutlich reduzieren, wenn eine Rechteprüfung gleichzeitig für mehrere Publikationen desselben Verlags vorgenommen wird.

Eine Rechteprüfung, die alle oben genannten Optionen auslotet und damit „in die Breite“ geht, ergibt so gut wie immer, dass eine Zweitveröffentlichung erfolgen darf. Zudem lässt sich häufig feststellen, dass für ein und dieselbe Publikation verschiedene Rechtsgrundlagen mit verschiedenen Bedingungen herangezogen werden können. Der letzte Schritt der Rechteprüfung sollte daher in der Abwägung der Vor- und Nachteile der verschiedenen Möglichkeiten bestehen und mit der Entscheidung für die günstigste Bedingung enden.

Ein vorhandener Service kann ausgebaut werden, indem man bei der Rechteprüfung zusätzlich „in die Tiefe“ geht. Als Beispiel sei an dieser Stelle ein Closed-Access-Artikel angeführt, der in einer Zeitschrift des Verlags Sage Publications erschien und insgesamt dreimal zweitveröffentlicht werden konnte:

1. Eingereichtes Manuskript („Preprint“) auf Preprint-Server nach Einreichung aber vor Annahme des Artikels → Grundlage: Allgemeine Verlagspolicy

2. Akzeptiertes Manuskript („Postprint“) auf institutionellem Repositorium nach Annahme des Artikels → Grundlage: Allgemeine Verlagspolicy

3. Verlagsversion auf Fachrepositorium nach einjährigem Embargo → Grundlage: OA-Rechte aus Allianz-Lizenz

3.3.8 Dokumentation

Eine Projektdokumentation ist unerlässlich, gleichgültig, auf welcher rechtlichen Grundlage eine Zweitveröffentlichung erfolgt. Rückfragen von Autor*innen oder Verlagsmitarbeiter*innen können so verlässlich beantwortet werden. Darüber hinaus können alle Mitarbeiter*innen des Zweitveröffentlichungsservices nachvollziehen, auf welcher rechtlichen Basis ein Beitrag zweitveröffentlicht wurde. In der Praxis kann die Dokumentation unterschiedlich umgesetzt werden, auch Kombinationen der folgenden Punkte sind möglich:

• zentrales Dokument (etwa in Form einer Exceltabelle), in dem der Status der Prüfung nachvollziehbar angegeben wird

• gemeinsame E-Mail-Postfächer oder Ticketsysteme, unter Nutzung nachvollziehbarer Identifikatoren für einzelne Projekte

• Dokumentation in geeignetem Metadatenfeld im Repositorium

3.4 Vorbereitung der Publikation

3.4.1 Dateibeschaffung und -aufbereitung

Um einen Volltext im Repositorium anbieten zu können, muss abhängig vom Ergebnis der Rechteprüfung eine passende Datei beschafft und entsprechend aufbereitet werden. Üblicherweise werden Volltexte als PDF-Dateien im Repositorium veröffentlicht.

Ist die Zweitveröffentlichung der Verlagsversion möglich, gibt es keine großen Hürden: In der Regel ist ein Zugriff durch entsprechende Lizenzen möglich oder Autor*innen wurde nach der Veröffentlichung eine elektronische Kopie zur Verfügung gestellt. Hat eine Bibliothek keinen Zugriff, kann eine Beschaffung eines gedruckten Autorenexemplars oder über Fernleihe mit anschließender Digitalisierung in Betracht gezogen werden.

Pre- und Postprint-Versionen werden hingegen oft durch die Autor*innen zur Verfügung gestellt.¹⁸ Ist deren Beschaffung zu zeitaufwändig oder nicht möglich, kann für den Postprint in Erwägung gezogen werden, diesen nachträglich zu erzeugen. Ein rechtlicher Spielraum ist hierfür gegeben, da bislang nicht abschließend geklärt werden konnte, inwiefern ein Verlagslayout eine Schöpfungshöhe erreicht und somit unter urheberrechtlichen Gesichtspunkten geschützt ist (Hartmann et al. 2011: 12, 69). In der Praxis nutzen einige Repositorienbetreiber als Grundlage für die Erzeugung von Postprints die Verlagsversion; insbesondere Logos und sonstige verlagsspezifische Elemente sollten nicht enthalten sein. Auch wenn dies einen erheblichen Mehraufwand und Personalkapazitäten aufseiten der Bibliothek erfordert, lohnt sich die Mühe, da die Originalpaginierung übernommen und die Zweitveröffentlichung damit unmittelbar zum Zitieren herangezogen werden kann. Dafür, dass die Übernahme der Originalpaginierung beim Rückgriff auf das „unabdingbare Zweitverwertungsrecht“ (§ 38 (4) UrhG) als gesetzeskonform anzusehen ist, sprechen mittlerweile mehrere einschlägige Rechtskommentare, beispielsweise Wandtke et al. 2014: Rn 23. Wandtke et al. 2014 stellen fest, dass „die Neuregelung andernfalls leer liefe, denn der Beitrag in der zweitveröffentlichten Form wäre nicht mehr zitierfähig“.

Handelt es sich hingegen um eine Printpublikation, kann eine Digitalisierung¹⁹ in Betracht gezogen werden. Dies setzt eine technische Ausstattung an Hard- und Software (Scanner, Scan- und OCR-Software) sowie geschultes Personal voraus. Um ein adäquates Ergebnis zu erhalten, sind entsprechendes Know-How und mehrere aufwändige Arbeitsschritte nötig.

Je nach Anforderung des Repositoriumbetreibers sollte die zu veröffentlichende Datei eine Reihe von Kriterien erfüllen. Dazu zählen formale Anforderungen wie PDF-Lesezeichen oder ausgefüllte Dokumenteigenschaften, aber auch technische Eigenschaften wie vollständig eingebettete Schriften und Farben sowie Barrierefreiheit. Empfehlenswert im Sinne der Langzeitarchivierung ist die Veröffentlichung von PDF-Dateien nach PDF/A- bzw. PDF/UA-Standard, um den freien Zugriff langfristig gewähren zu können. Unter Umständen sind hierfür Nachbearbeitungen und Konvertierungen erforderlich. PDF-Prüfwerkzeuge wie der pdfaPilot von Callas oder das von Acrobat Pro mitgelieferte Pre-Flight-Tool können hierfür eingesetzt werden.

3.4.2 Berücksichtigung von Verlagsanforderungen

Eine Zweitveröffentlichung ist zumeist an bestimmte Bedingungen der Verlage geknüpft, sofern es sich nicht um die Anwendung des Zweitveröffentlichungsrechts bzw. die Nutzung von OA-Rechten aus Allianz- und Nationallizenzen handelt. Viele Verlage schreiben die Einbindung einer spezifischen Phrase, die Einhaltung eines Embargos sowie die Nennung der Erstveröffentlichung vor. Die genauen Bedingungen hierfür werden im Rahmen der Rechteprüfung ermittelt.

Eine vorgegebene Verlagsphrase enthält häufig einen Hinweis auf das Copyright und eine vollständige bibliografische Angabe der Erstveröffentlichung inklusive deren DOI. Es ist empfehlenswert, die Phrase gut sichtbar in die Datei des Volltextes einzufügen. Zusätzlich kann sie in den maschinenlesbaren Dokumenteigenschaften der PDF-Datei und in den Metadaten im Repositorium hinterlegt werden. Die DOI der Erstveröffentlichung sollte auch auf der Landing Page des Repositoriums (Metadatenseite) angezeigt werden.

Eine transparente und nutzungsfreundliche Lösung für Pre- und Postprints ist die ergänzende Erstellung eines Titelblattes, das vor dem Volltext in die PDF-Datei eingebunden wird.²⁰ Dieses hat den Vorteil, dass die Datei der Quelle zugeordnet werden kann, auch wenn der Zugriff nicht über die grafische Oberfläche des Repositoriums erfolgt. Neben den bibliografischen Angaben und der Verlagsphrase sollte auf dem Titelblatt eine Angabe zur Dateiversion gemacht werden, so dass Nutzer*innen kommuniziert wird, dass es sich um einen Pre- oder Postprint handelt. Zusätzlich kann ein Zitationsvorschlag sinnvoll sein.

Bei einem Embargo handelt es sich um eine Sperrfrist, nach deren Ablauf eine Zweitveröffentlichung erfolgen kann. Ein Embargo wird in vielen Fällen von Verlagen festgelegt, um sich die Exklusivität der Publikation nach der Veröffentlichung für einen bestimmten Zeitraum zu sichern. Gängige Zeiträume für die Zweitveröffentlichung von Postprints über Repositorien auf der Grundlage von Verlagspolicies sind 12 bis 24 Monate, in den Geistes- und Sozialwissenschaften bis zu 36 Monate. Im Falle der gesetzlich verankerten Zweitveröffentlichungsrechte sowie von Allianz-Lizenzen beträgt die Embargofrist ein Jahr. Um das Ende der Sperrfrist zu bestimmen, muss das Datum der Erstveröffentlichung ermittelt und um den Embargozeitraum erweitert werden. Erst danach darf der Volltext über das Repositorium frei zugänglich gemacht werden.

Aktuelle Repository-Software bietet standardmäßig eine Embargofunktion an. Hierbei sind bis zum Ablauf der Sperrfrist lediglich die Metadaten der Publikation öffentlich sichtbar, erst mit Ablauf des Stichtags ist der Volltext abrufbar. Sollte eine Embargofunktion nicht vorhanden sein, bietet sich als Alternative die Dokumentierung solcher Publikationen und ein manuelles Freischalten nach der Sperrfrist an.

3.4.3 Metadatenaufbereitung und Veröffentlichung

Bei der Anmeldung von Einzelbeiträgen auf einem Repositorium werden die Metadaten i. d. R. von den Autor*innen übermittelt, indem vorgegebene Felder im Einreichungsformular ausgefüllt werden. Dies kann in Abhängigkeit der Personal- und Zeitkapazität als Serviceleistung von Bibliotheken übernommen werden. Welche Metadaten obligatorisch und welche fakultativ sind, hängt vom Publikationstyp bzw. von den Anforderungen und den verwendeten Standards der jeweiligen Einrichtung ab.²¹ Eine Einrichtung sollte sich darauf verständigen, welche Metadaten im Einreichungsformular als Pflichtfelder gekennzeichnet sind. Im Zuge der Veröffentlichung sollten diese Felder nach der Einreichung hinsichtlich Genauigkeit, Konsistenz, Konformität und Vollständigkeit überprüft und gegebenenfalls nach Rücksprache mit der/dem Autor*in aufbereitet werden.

Folgende Metadaten sollten bei einer Zweitveröffentlichung in das Repositorium aufgenommen werden:

• Angaben zur Erstveröffentlichung: Bibliografische Angaben inklusive Sprache und Klassifikation, Abstract und Schlagwörter

• Angaben zur Zweitveröffentlichung: Version, Standard-Nutzungsbedingungen für Volltext (ggf. Creative-Commons-Lizenz, sofern zulässig bzw. erforderlich)

Eine erhebliche Arbeitserleichterung gegenüber der Einzelanmeldung bietet schließlich die Möglichkeit des Massenimports von Metadaten, durch den neue Datensätze z. B. über eine CSV- oder Excel-Datei eingespeist werden. Mit wenig Aufwand können so ganze Publikationslisten auf dem Repositorium veröffentlicht werden. Im Anschluss an den Upload und die Korrekturgänge muss abschließend die Volltextdatei manuell beigefügt werden.

4 Gedanken zur Automatisierung

4.1 DeepGreen

OA-Rechte aus Allianz- und Nationallizenzen wurden bereits an mehreren Stellen thematisiert. Diese Option bleibt bis heute vielfach ungenutzt – so die Ergebnisse einer Umfrage der Bayerischen Staatsbibliothek aus dem Jahr 2013 (Putnings; Rusch 2016). Die Umfrageergebnisse waren ein Grundstein für das DFG-geförderte Projekt DeepGreen, welches zum Ziel hat, eine vertragskonforme, automatisierte Ablieferung von Metadaten und Volltexten von Verlagen an Repositorien zu realisieren. In der ersten Förderphase (01.01.2016–31.12.2017) lag der Fokus auf dem Aufbau eines Prototypen für die sog. Datendrehscheibe: Verlage liefern Daten an die Datendrehscheibe, welche Affiliationsdaten der Artikel analysiert und infolge dem jeweiligen Profil der berechtigten Institution zuordnet. Dabei liegt der Schwerpunkt auf Zeitschriften, die Teil einer Allianz-Lizenz sind. Der Aufbau des Prototyps konnte mit Ende der ersten Projektphase erfolgreich abgeschlossen werden; die Integration der am Projekt beteiligten Repositorien ist bisher prototypisch umgesetzt. In der zweiten Projektphase, welche von der DFG für weitere zwei Jahre gefördert wird und die im August 2018 startet, gilt es neben der Ausweitung der Lizenzmodelle und abnehmenden Repositorien vor allem ein geeignetes Betriebs- und Geschäftsmodell zu entwickeln. Auf der Projektwebseite²² bzw. über den Twitteraccount @oa_DeepGreen kann man sich über den jeweils aktuellen Projektstand informieren.

Im Vereinigten Königreich wurde mit dem JISC Publications Router ein System entwickelt, welches den Grundprinzipien von DeepGreen ähnelt.²³ Nach Anbindung an den Router können Repositorienbetreiber Daten direkt beziehen; eine Anbindung deutscher Repositorien ist jedoch nicht möglich. Das DeepGreen-Projekt steht mit Verantwortlichen des JISC Publications Routers im Austausch.

4.2 Schnittstellen und Werkzeuge

Was, wenn man nicht auf den produktiven Start von DeepGreen warten kann oder will, um den Bereich Zweitveröffentlichungen zu stärken? Einige Prozesse können mehr oder weniger aus dem Stand (teil-)automatisiert werden. Dabei ist Verschiedenes denkbar; die konkrete Umsetzung lässt sich aber nur schwer vorgeben, da sie abhängig von lokalen Gegebenheiten der vorhandenen Infrastruktur und den de facto angebotenen Services im Bereich Zweitveröffentlichungen ist. Im Folgenden werden Anregungen gegeben, welche niedrigschwelligen Werkzeuge bzw. Services besonders geeignet sind. Für Hinweise, wie der Repositoryworkflow mithilfe von Zotero, SHERPA/RoMEO und Unpaywall unterstützt werden kann, siehe Sergiadis; Reynolds 2018.

4.2.1 Schnittstellen

Für viele Repositoriensysteme gibt es inzwischen Importschnittstellen, welche die direkte Datenübernahme in das Repositorium erleichtern: Technisch umgesetzt wird dies i. d. R. über das SWORD-Protokoll. SWORD steht für „Simple Web-service Offering Repository Deposit“²⁴ und bildet das Gegenstück zum Protokoll OAI-PMH, über das Repositorien Metadaten in standardisierten Formaten zur Nachnutzung zur Verfügung stellen. Einige OA-Verlage bieten im Kontext von Rahmenverträgen die Anbindung des jeweiligen Repositoriums via SWORD an.²⁵ Eine dezentrale Anbindung der Repositorien via SWORD an einzelne Verlage dürfte gegenüber einer zentralisierten Plattform wie DeepGreen Mehraufwand bedeuten, kann aber bis zur Fertigstellung des DeepGreen-Services eine Alternative zur Automatisierung von Prozessen sein. Dabei ist zu bedenken, dass eine SWORD-Anbindung technisch implementiert werden muss und IT-Ressourcen aufseiten des Repositorienbetreibers bzw. der hostenden Institution bedarf. Sind diese Ressourcen vorhanden, ist das Vorgehen unbedingt zu empfehlen, da es nachhaltig und zeitsparend ist. Im Folgenden werden einige Hinweise gegeben, wie (Teil-)Prozesse automatisiert werden können, ohne dass am Repositorium Änderungen vorgenommen werden müssen.

Zahlreiche Services bieten Programmierschnittstellen an, über die auf Daten zugegriffen werden kann. So stellt SHERPA/RoMEO neben der Recherche nach Verlagspolicies auf der Webseite eine REST-Schnittstelle zur Verfügung. Die Nutzung ist kostenfrei, jedoch muss zunächst ein API-Key, eine Nutzerkennung, registriert werden. Die Dokumentation der Schnittstelle und Hinweise zur Registrierung sind auf der Webseite zu finden.²⁶

Crossref ist eine Agentur, über welche die meisten Verlage DOIs für ihre Publikationen registrieren. Um die von den Verlagen gelieferten Metadaten abzufragen, kann ebenfalls eine REST-Schnittstelle genutzt werden. Die Nutzung ist kostenfrei, eine Registrierung ist nicht erforderlich. Es gibt eine ausführliche Dokumentation der Schnittstelle sowie verschiedene Hilfeseiten, auf denen die in Crossref verfügbaren Dokumententypen und (Pflicht-)Felder erläutert werden.²⁷

Unpaywall ist ein Webservice, um auf Basis einer DOI den OA-Status einer Publikation zu ermitteln: Wurde ein Artikel in einer OA-Zeitschrift publiziert? Ist ein Artikel unter einer freien Lizenz auf der Verlagswebseite erschienen? Gibt es bereits frei zugängliche Versionen eines Artikels über Repositorien (ggf. sogar unter einer freien Lizenz)? Diese und ähnliche Fragen können mithilfe von Unpaywall-Daten beantwortet werden. Der Dienst stellt verschiedene Einstiege in den Datenpool zur Verfügung: Mithilfe des sog. Simple Query Tool ist eine Batchverarbeitung von bis zu 10.000 DOIs möglich. Die Ergebnisse werden in Form einer CSV-Datei per E-Mail zugestellt, wobei nur ein Teil des Unpaywall-Datensatzes zur jeweiligen DOI enthalten ist. Zugang zum gesamten Datensatz liefert die REST-Schnittstelle. Die Nutzung ist für bis zu 100.000 Abfragen am Tag frei. Eine Registrierung ist nicht erforderlich, jedoch soll bei jeder Abfrage die E-Mail-Adresse übermittelt werden. Eine Dokumentation der Unpaywall-Datenfelder ist ebenfalls online verfügbar.²⁸

4.2.2 OpenRefine

OpenRefine ist eine Open-Source-Software für die Transformation und Aggregation von Daten. Ist OpenRefine lokal installiert, kann über eine graphische Oberfläche gearbeitet werden: Nach Programmstart öffnet sich ein Browserfenster, über das Befehle ausgeführt werden können. Es gibt zahlreiche Anleitungen, die den Einstieg in die Software erleichtern (vgl. etwa das FAQ auf GitHub bzw. die Einführung von Verborgh; De Wilde 2013). Besonders erwähnenswert sind die Tutorials bei Library Carpentry sowie eine Artikelreihe bei HistHub.²⁹

Im Hinblick auf Zweitveröffentlichungen kann OpenRefine insbesondere für die Abfrage von Webschnittstellen eingesetzt werden, ohne dass dafür Programmierkenntnisse erforderlich sind. Folgende Einsatzgebiete sind u.a. denkbar:

Crossref: Um ausgehend von einer Liste mit DOIs Metadaten zu den Publikationen zu akquirieren, kann Crossref abgefragt werden. Die Schnittstelle gibt Daten im JSON-Format zurück, die anschließend in verschiedene Spalten überführt werden können. Dies bietet sich an, wenn das Zielrepositorium einen Import von Metadaten bzw. das Anlegen neuer Datensätze über eine CSV-Datei o. Ä. ermöglicht.

SHERPA/RoMEO: Liegt die Publikationsliste in einem tabellarischen Format vor und enthält ISSNs, kann auf Basis der ISSN eine Abfrage an die SHERPA/RoMEO-Schnittstelle gestellt werden. Daten werden im XML-Format zurückgegeben. Die Anleitung von Galvan 2016 zeigt Schritt für Schritt, wie man mit OpenRefine einzelne XML-Felder in verschiedene Spalten überführen kann. So erübrigt sich der manuelle Aufruf der Website von SHERPA/RoMEO pro ISSN und kann besonders bei umfangreichen Publikationslisten mit vielen verschiedenen Zeitschriften eine große Zeitersparnis bedeuten.

Unpaywall: Liegt eine Liste von DOIs vor, für die man den bisherigen OA-Status ermitteln möchte (Beispiele: Preprint auf arXiv.org, Postprint über PubMed Central oder anderes Repositorium verfügbar), kann die REST-Schnittstelle von Unpaywall abgefragt werden. Holmberg Runsten 2017 hat dafür eine Anleitung erstellt. Dabei ist zu beachten, dass sich diese auf die Vorgängerversion bezieht: Gestartet wurde Unpaywall unter dem Namen oaDOI. Zudem wurde das Datenmodell erweitert, so dass die Anleitung nicht mehr 1:1 gültig ist. Die Adaption der erforderlichen Befehle sollte jedoch auch Personen ohne Programmierkenntnisse problemlos möglich sein.

Zeit kann insbesondere eingespart werden, wenn verschiedene Abfragen kombiniert werden: Aus Crossref-Metadaten kann – sofern vorhanden – die ISSN extrahiert werden, welche dann für eine anschließende Anfrage an SHERPA/RoMEO genutzt wird. Zudem ist zu erwarten, dass die Recherche nach OA-Rechten aus Allianz- bzw. Nationallizenz maßgeblich vereinfacht wird durch Abschluss des DFG-geförderten Projektes OA-EZB.³⁰ Ziel des Projektes war es, Angaben zu OA-Rechten in der Elektronischen Zeitschriftenbibliothek (EZB) zu verankern und auch eine freie Schnittstelle zur Verfügung zu stellen.

4.2.3 CrossCite

CrossCite ist ein gemeinsamer Service der vier DOI-Registrierungsagenturen Crossref, DataCite, mEDRA und ISTIC. Über die Webseite https://crosscite.org/ können auf Basis von DOIs Zitationen erzeugt werden, wobei zahlreiche Zitierstile sowie Gebietsschemas (Sprache und Land) ausgewählt werden können.

Wofür ist dies nützlich? In der Regel ist bei einer Zweitveröffentlichung ein Hinweis auf die Originalveröffentlichung erforderlich. Geht man davon aus, dass die meisten Zugriffe auf Volltexte nicht über die Landing Page des Repositoriums erfolgen (O’Brien et al. 2017, Poynder 2014), sondern Direktaufrufe aus Suchmaschinentreffern sind, empfiehlt es sich den Hinweis auf die Originalveröffentlichung auch im Volltext unterzubringen – entweder durch Erstellung einer Titelseite oder durch Einbindung im Kopf oder Fuß der ersten Seite. Zudem sehen einige Repositorien ein eigenes Feld für die Referenz der Originalveröffentlichung vor. Mit der Nutzung von Crosscite kann der Formatierungsaufwand für eine einheitliche Zitation reduziert werden.

5 Fazit

Die Diskussionen während des Hands-on-Labs machten deutlich, dass die meisten Teilnehmenden mit dem gängigen OA-Vokabular vertraut sind und sich viele Einrichtungen im Bereich des grünen Wegs engagieren, auch wenn eher selten ein „Full Service“ für Zweitveröffentlichungen angeboten wird. Zweitveröffentlichungsservices können und sollten abhängig von vorhandenen Ressourcen unterschiedliche Formen annehmen. Denn letztlich führt jegliche Unterstützung für Autor*innen, die über die Bereitstellung einer Repositorieninfrastruktur hinausgeht, zu einer Positionierung der Bibliothek als Ansprechpartnerin für Fragen rund um das (OA-)Publizieren und ist mit einem Kompetenzaufbau für die Mitarbeiter*innen verbunden. Wissenschaftler*innen nehmen diese Unterstützung dankbar an, so die Erfahrungen aus dem Berufsalltag der Teilnehmenden und Autor*innen.

Neben den Schwierigkeiten, einen Zweitveröffentlichungsservice an der eigenen Einrichtung bekannt zu machen und Projekte zu akquirieren, wurde während des Labs vor allem die Unsicherheit von Bibliothekar*innen hinsichtlich der eigenen Rechtskompetenz thematisiert. Dabei ist anzuerkennen, dass die rechtlichen Grundlagen für eine Zweitveröffentlichung in der Auslegung häufig kompliziert sind. Gleichzeitig sind diese ohne juristisches Fachstudium durch Lektüre und Austausch mit Kolleg*innen einfach anzueignen (Bartlakowski 2018: S. 11 ff., 138 ff.).

Rechtskommentare können nützlich bei Verständnis- und Auslegungsfragen zum deutschen Urheberrechtsgesetz sein, sind in der Praxis von Zweitveröffentlichungsservices aber eher überfordernd als hilfreich. Während des Labs wurde daher mehrfach betont, dass es zahlreiche andere praktische Informationsquellen gibt, die bei der Klärung fachlicher Fragen helfen können. Gemeint sind vor allem Mailinglisten bzw. Foren³¹, die den direkten Austausch mit Kolleg*innen ermöglichen.

So verständlich der oft formulierte Wunsch nach Rechtssicherheit auch ist, im Rahmen von Zweitveröffentlichungsservices sind Bibliotheken regelmäßig mit Interpretationsspielräumen konfrontiert. Zugleich sind damit Chancen verbunden, indem „mit gesetzlichen Unsicherheiten behaftete Fragen als Gestaltungsaufgabe und Freiräume begriffen werden“ (Hartmann 2013). Es liegt letztlich an den Bibliotheken selbst, sich dieser Freiheiten bewusst zu werden, Initiative zu ergreifen und bestehende Spielräume zu nutzen (Hartmann 2013). Im Rahmen des Labs wurde in diesem Zusammenhang mehrfach die Bedeutung der Risikobereitschaft von Leitungen formuliert: Der Handlungsspielraum von OA-Bibliothekar*innen sollte mit der jeweiligen Leitungsebene abgestimmt werden. Gleichzeitig hängt von deren Einstellung und dem gewährten Gestaltungsspielraum ab, wie erfolgreich sich ein Zweitveröffentlichungsservice an einer Einrichtung etablieren kann. Denn klare Grundsätze und eine transparente Formulierung der Risikobereitschaft schaffen Handlungsfähigkeit für die Mitarbeiter*innen und sind essentiell, um die Quote an Zweitveröffentlichungen wesentlich zu steigern.

Für die zuständigen Mitarbeiter*innen bleibt die Aufgabe, sich intensiv mit der Thematik auseinander zu setzen, sich mit Kolleg*innen anderer Einrichtungen abzustimmen und Geschäftsgänge für die Rechteprüfung zu entwickeln. Dabei sollten gerade im Kontext von Zweitveröffentlichungen die zahlreich vorhandenen Möglichkeiten zur Automatisierung integriert werden.

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Van Noorden, Richard (2013). „Open Access – The true cost of science publishing“. Nature 495: 426–429. https://doi.org/10.1038/495426a.

Verborgh, Ruben; De Wilde, Max (2013). Using OpenRefine: The Essential OpenRefine Guide That Takes You from Data Analysis and Error Fixing to Linking Your Dataset to the Web. Community Experience Distilled. Birmingham: Packt Publ, 2013.

Voigt, Michaela (2016). „Von A wie Artikel recherchieren bis U wie Upload im Repository: Umsetzung von OA-Rechten aus Allianz-Lizenzen an der TU Berlin“. German DSpace User Group Meeting, 2016. https://doi.org/10.5281/zenodo.322574.

Wandtke, Artur-Axel; Bullinger, Winfried (2014). Praxiskommentar zum Urheberrecht. 4. Aufl. München: Beck, 2014.

Anhang

Dokumentation des Hands-on-Labs

Die Diskussionen während des Hands-on-Labs haben gezeigt, dass es gegenwärtig kein Patentrezept für grüne OA-Services gibt. Zu Beginn der Arbeit an den Thementischen wurden die Teilnehmer*innen gebeten, zu notieren, ob an ihrer Einrichtung ein Zweitveröffentlichungsservice vorhanden bzw. in Planung ist (siehe Tab. 1):

Zweitveröffentlichungsservice ist	Anzahl
… vorhanden	13
… in Planung	12
… nicht vorhanden	3
Keine Angabe	3
Gesamt	31

Tabelle 1: Angaben der Teilnehmer*innen des Hands-on-Labs Zweitveröffentlichungen auf die Frage, ob an ihrer Einrichtung ein Zweitveröffentlichungsservice vorhanden bzw. in Planung ist.

An dem Lab nahmen überwiegend Vertreter*innen aus Universitäten (14) bzw. außeruniversitären Forschungseinrichtungen (11) teil, doch auch Bibliothekar*innen an Fachhochschulen (3) und anderen Institutionen (2) wollten sich informieren. Viele der im Lab vertretenen Einrichtungen bieten ihren Autor*innen bereits Unterstützung an (siehe Tab. 2), wobei die weiteren Gespräche zeigten, dass die Services durchaus heterogen gestaltet sind.

Art der Einrichtung	ZV-Service vorhanden	ZV-Service geplant
Universität	8	4
Außeruniv. Forschungseinrichtung	5	4
Fachhochschule	–	1
Universität + Außeruniv. Forschungseinrichtung	–	1
Andere	–	2
Gesamt	13	12

Tabelle 2: Angaben der Teilnehmer*innen des Hands-on-Labs Zweitveröffentlichungen auf die Frage, ob an ihrer Einrichtung ein Zweitveröffentlichungsservice vorhanden bzw. in Planung ist – aufgeschlüsselt nach Art der Einrichtung.

Checkliste 1: Leitfragen für den Auf- und Ausbau eines Zweitveröffentlichungsservices

1. Übergeordnete Fragen

• Welcher Stellenwert kommt dem Zweitveröffentlichungsservice im Kontext anderer OA-Services zu?

• Umgang mit OA-Versionen in Repositorien dritter Einrichtungen: Reicht die freie Verfügbarkeit der Publikation in gesicherten Repositorien aus? Oder sollen im Idealfall alle Publikationen der Einrichtung im eigenen Repositorium verfügbar sein?

• Welche Bedeutung hat „Rechtssicherheit“ in der Einrichtung?

• Übernimmt die Bibliothek transparent die Haftung für Zweitveröffentlichungen, deren Rechtmäßigkeit durch sie geprüft wurde?

• Was ist zu tun, wenn die/der Rechteinhaber*in die Sperrung eines Volltextzugriffs (take down notice) verlangt?

1. Wer ist zu informieren über die Forderung (Rechtsstelle, Autor*in, Bibliotheksleitung, ...)?

2. Wer prüft eine derartige Anfrage und trifft die Entscheidung, ob die Forderung berechtigt ist?

3. Wer ist ggf. für Sperrung des Zugriffs verantwortlich?

2. Personal und Infrastruktur

• Wer kann und soll Aufgaben im Bereich Zweitveröffentlichungsservice übernehmen?

• Wie viel Personalkapazität steht für Zweitveröffentlichungsservice zur Verfügung?

• Welche Fort- bzw. Weiterbildungsmaßnahmen für das Personal sind erforderlich?

• Welche konkreten Schritte soll der Zweitveröffentlichungsservice abdecken (Rechteprüfung, Rechteklärung mit Rechteinhabern, Anmeldung im Repositorium, Bearbeitung von Dateien, …)?

• Welche (lokal vorhandenen oder externen) Quellen kommen für die Akquise von Publikationsdaten in Frage?

• Wo soll die Zweitveröffentlichung erfolgen (institutionelles Repositorium, Fachrepositorium, auf verschiedenen Repositorien – je nach Wunsch der Autor*innen)?

• Welche Funktionen für Datenimport bietet das Zielrepositorium?

3. Rechteübertragung und Rechteprüfung

• Für Publikationen mit mehreren Autor*innen: Wer wird von Betreiber kontaktiert, um Zustimmung zur Zweitveröffentlichung einzuholen (Korrespondenzautor*in, nur Autor*innen der eigenen Einrichtung)?

• Soll die Bibliothek die im Rahmen von Lizenzverträgen erworbenen OA-Rechte ohne Rücksprache mit Autor*innen wahrnehmen?

• Wie wird die Rechteübertragung an den Betreiber ausgestaltet?

1. In welcher Form soll die Rechteübertragung stattfinden (Checkbox in Onlineformular, E-Mail, Papierform mit Originalunterschrift)?

2. Welche Informationspflichten werden Autor*innen in Bezug auf die Zustimmung von Ko-Autor*innen auferlegt?

3. Kann Autor*innen Möglichkeit zu einer pauschalen Rechteübertragung zur Zweitveröffentlichung eingeräumt werden?

4. Workflow

• Wie soll der Service in der eigenen Einrichtung bekannt gemacht werden?

• Wie soll der Kontakt mit Autor*innen und Rechteinhabern erfolgen (Ticketsystem, E-Mail-Postfach)?

• Wer übernimmt ggf. Kontaktaufnahme mit Verlagen zwecks Einräumung der Rechte für Zweitveröffentlichung (Autor*innen, Bibliothek)?

• Wie wird die nachhaltige Dokumentation der Ergebnisse der Rechteprüfung sichergestellt?

• Welche Anforderungen werden an formale PDF-Qualität gestellt?

Checkliste 2: Vor- und Nachteile von Informationswegen zur Bekanntmachung von Zweitveröffentlichungsservices

Informationswege	Vorteile	Nachteile
Website	schnell und einfach umsetzbar Transparenz des Angebots Verweise via Social Media, E-Mails und Druckmaterialien möglich Möglichkeit zur umfassenden Information	Sichtbarkeit des Angebots unklar, aktives Aufsuchen erforderlich reicht als alleiniges Informationsangebot nicht aus Projektrücklauf im Vorfeld nicht einschätzbar
E-Mail an Autor*in	schnell und einfach umsetzbar Versand an mehrere Adressat*innen möglich Textbausteine können in täglicher E-Mail-Beratung eingesetzt werden Projektumfang im Vorfeld einschätzbar	Nichtwahrnehmung aufgrund von Informationsüberflutung keine unmittelbare Beantwortung von Rückfragen
Workshops und Vorträge	fachspezifische Beratung möglich direkte Kommunikation mit Autor*innen, die bereits Interesse an OA zeigen Möglichkeit zur umfassenden Information Projektumfang im Vorfeld einschätzbar	hoher Aufwand hinsichtlich Organisation, Konzeption und Durchführung
Social-Media-Kanäle	schnell und einfach umsetzbar Verweis auf weiterführende Informationen möglich Visualisierung möglich	Zielgruppe wird ggf. nicht erreicht, da diese die Social-Media-Angebote der Einrichtung nicht verfolgt („Filterblase“) Nichtwahrnehmung aufgrund von Informationsüberflutung reicht als alleiniger Informationsweg nicht aus Projektrücklauf im Vorfeld nicht einschätzbar
Druckmaterialien (Flyer, Broschüren, Poster, Postkarten, Hochschulzeitungen)	Verweis auf weiterführende Informationen möglich Visualisierung möglich visuelle Unterstützung bei Informationsveranstaltungen (Coffee Lectures, Workshops, Vorträge)	erhöhter Aufwand hinsichtlich Organisation, Konzeption und Vertrieb erfordert gestalterische Kompetenzen ggf. Druckkosten Nichtwahrnehmung aufgrund von Informationsüberflutung reicht als alleinige Informationsquelle nicht aus Projektrücklauf im Vorfeld nicht einschätzbar
Direktkontakt mit Autor*in (i. d. R. im Rahmen der allgemeinen OA-Beratungstätigkeit)	schnell und einfach umsetzbar Beantwortung von Rückfragen möglich fach- und einzelfallspezifische Beratung möglich Möglichkeit zur umfassenden Information Projektumfang im Vorfeld einschätzbar	lediglich möglich, wenn bereits Kontakte mit Wissenschaftler*innen bestehen
Multiplikator*innen (Forschungsabteilung, Drittmittelabteilung, Pressestelle …)	Informationsvermittlung auf etablierten Wegen, die über eigene Maßnahmen hinausgehen	erhöhter Aufwand hinsichtlich Netzwerkaufbau reicht als alleiniger Informationsweg nicht aus Projektrücklauf im Vorfeld nicht einschätzbar
Forschungsinformationssystem (FIS)	schnell und einfach umsetzbar systematischer Ansatz: Autor*innen werden bei jedem Eintrag im FIS erreicht	Nichtwahrnehmung aufgrund von Informationsüberflutung keine unmittelbare Beantwortung von Rückfragen Projektrücklauf im Vorfeld nicht einschätzbar

Checkliste 3: Werkzeuge zur Identifikation von OA-Versionen

Werkzeug	Vorteile	Nachteile
Open Access Button https://openaccessbutton.org/	großer Index Browser-Plugin (Chrome) Suche (einfach) Schnittstelle vorhanden (Automatisierung) „OASheet“ für Batchverarbeitung
Unpaywall https://unpaywall.org/	großer Index Browser-Plugin (Chrome, Firefox) Schnittstelle vorhanden (Automatisierung) „Simple Query Tool“ für Batchverarbeitung	keine Suche, kein Browsing nur für Publikationen mit DOI
DOAI http://doai.io/	kann als alternativer DOI-Resolver genutzt werden	keine Suche, kein Browsing nur für Publikationen mit DOI keine Schnittstelle vorhanden
BASE https://www.base-search.net/	großer Index aggregiert ausschließlich nachhaltige Quellen Suche (einfach, erweitert) Filtern der Suchergebnisse möglich Schnittstelle vorhanden (Registrierung erforderlich) Export der Ergebnisse in verschiedenen Formaten möglich	keine Deduplizierung verschiedener Versionen
CORE https://core.ac.uk/	großer Index Suche (einfach, erweitert) Filtern der Suchergebnisse möglich (z. B. nach „with fulltext only“) Schnittstelle vorhanden (Automatisierung)	mitunter lange Antwortzeiten bei Suche in Weboberfläche auf Startseite zunächst nur Suche nach Autor*in möglich (keine Suche nach Titel oder DOI)
dissemin https://dissem.in/	großer Index (BASE) Suche (einfach) Filtern der Suchergebnisse möglich Schnittstelle vorhanden (Automatisierung)
Google Scholar https://scholar.google.de/	großer Index Deduplizierung verschiedener Versionen (Reduktion Trefferliste) Plugin Google Scholar Button verfügbar, um Suche zu vereinfachen	keine erweiterte Suche limitierte Optionen zum Filtern der Ergebnisse (z. B. kein Filter für „Volltext“) keine Schnittstelle proprietärer Service: Rankingalgorithmen und Gründe für (Nicht-)Indexierung intransparent

Checkliste 4: Zu klärende Fragen für Rechteübertragung an Betreiber

1. Auf welcher Rechtsgrundlage kann eine Zweitveröffentlichung vorgenommen werden?

• Deposit-Lizenz für Einzelpublikation(en)

• Pauschalvereinbarung

• Creative-Commons-Lizenz

• Sonderrechte aus Lizenzverträgen (z. B. OA-Rechte aus Allianz- und Nationallizenzen)

Empfehlungen:

1. Pauschalvereinbarung kann Aufwand aufseiten von Autor*innen und Betreiber stark reduzieren; ein Kündigungsrecht muss vorgesehen werden.

2. Wahrnehmung von OA-Rechten für Institution aus Allianz- und Nationallizenzen reduziert Aufwand aufseiten von Autor*innen und Betreiber stark.

Quelle: Hartmann et al. 2011; Arbeitsgruppen „Nationale Lizenzierung“ und „Open Access“ der Schwerpunktinitiative „Digitale Information“ der Allianz der deutschen Wissenschaftsorganisationen 2012

2. Wie positioniert sich die Bibliothek bzw. der Repositorienbetreiber in Haftungsfragen?

Empfehlung: Haftungsfreistellung für Autor*innen

Quelle: Hartmann et al. 2011

3. Wie ist bei der Rechteprüfung für Beiträge mit mehreren Autor*innen zu verfahren?

Von wem wird Zustimmung eingeholt?

• Angehörige der eigenen Institution

• Korrespondenzautor*in

• Alle Autor*innen

Empfehlung: Festlegung des Verfahrens nach Risikoabschätzung aufseiten des Betreibers

Quelle: Arbeitsgruppe Rechtliche Rahmenbedingungen der Schwerpunktinitiative „Digitale Information“ der Allianz der deutschen Wissenschaftsorganisationen 2015: Frage 4

4. In welcher Form werden dem Betreiber Rechte übertragen?

• Papierform mit Originalunterschrift

• Checkboxen im Webformular

• Zustimmung per E-Mail

Empfehlung: Identifikation eines Verfahrens, das

1. mit Blick auf die lokalen Voraussetzungen technisch umsetzbar ist

2. einen „zumutbaren“ Aufwand für Autor*innen und Betreiber bedeutet

3. Nachvollziehbarkeit der Zustimmung sicherstellt

Quelle: Vgl. Müller et al. 2016: M.4-7 („Die Beauftragung der bzw. Zustimmung zur Zweitveröffentlichung soll in einer Form erfolgen, die durch andere nachvollzogen und deren Integrität durch den Betreiber mit zumutbarem Aufwand verifiziert werden kann (z. B. durch eine Deposit Licence, Authentifizierung im Repositorium und Zustimmung zur Rechteübertragung, dokumentierten E-Mail-Verkehr).“)

Checkliste 5: Rechtsgrundlagen für die Zweitveröffentlichungen

Rechtsgrundlage	Vorteile	Nachteile
CC-Lizenz (infolge anderer ZV, z. B. durch Elsevier Sharing Policy oder UK-SCL)	unmittelbare Rechtssicherheit keine Vorgaben zu beachten bzgl. Version, Phrasen, Embargo usw.	Zeitaufwand Identifikation
Verlagsvertrag	unmittelbare Rechtssicherheit	Verfügbarkeit? zusätzlicher Kontakt mit Autor*innen Bedingungen ggf. restriktiver als bei anderen Rechtsgrundlagen Einzelfallprüfung
§§ 38 (1), (2) UrhG (DE)	Verlagsversion einheitliche Handhabung (Embargofrist, keine zusätzlichen Phrasen) freie Lizenz darf vergeben werden	zusätzlicher Kontakt mit Autor*innen Einzelfallprüfung
§ 38 (4) UrhG (DE)	gilt unabhängig von Regelung in Verlagsvertrag („Unabdingbarkeit“) einheitliche Handhabung (Embargofrist, Quellenangabe der Erstveröffentlichung)	gilt nur für 2014 ff. erschienene wiss. Zeitschriftenartikel Anwendbarkeit des § auf welche Fälle (periodisches Erscheinen, „öffentlich gefördert“)? Bedingungen ggf. restriktiver als bei anderen Rechtsgrundlagen offene Auslegungsfragen
OA-Rechte aus Allianz- oder Nationallizenz	unmittelbare Rechtssicherheit OA-Rechte meist auch für Institution i. d. R. „großzügiger“ in Bezug auf Embargo + Version als andere Rechtsgrundlagen	nicht für alle Verlage vorhanden Zeitaufwand Identifikation
Allgemeine Verlagspolicy	allgemein verbreitet dank SHERPA/RoMEO leicht zu recherchieren (dank Schnittstelle Einbindung in Repositorium oder Forschungsinformationssystem möglich) Bedingungen ggf. „großzügiger“ als bei anderen Rechtsgrundlagen	Zeitaufwand bei Prüfung + Dokumentation kein einheitliches Vorgehen möglich aufgrund Vielfalt verschiedener Vorgaben
Rechteeinholung bei Verlag	unmittelbare Rechtssicherheit ggf. permissiver in Hinblick auf zulässige Version	Zeitaufwand abhängig von Zustimmung Verlag

Checkliste 6: Schematischer Ablauf einer Rechteprüfung

Rechteprüfung für Zeitschriftenartikel

Im Folgenden wird der mögliche Ablauf einer Rechteprüfung für Zeitschriftenartikel beschrieben. Dabei müssen nicht alle Punkte berücksichtigt werden – ganz praktisch kann die Rechteprüfung beendet werden, sobald eine rechtliche Grundlage für die anvisierte Zweitveröffentlichung gefunden ist. Um jedoch die günstigsten Konditionen identifizieren zu können, sollten alle Punkte durchlaufen werden.

1. Vorprüfung: Gibt es eine Zweitveröffentlichung in einem anderen Repositorium? → Quelle: Unpaywall, DOAI, BASE, CORE, Google Scholar (vgl. Checkliste 3 im Anhang)

• Falls ja: Steht diese unter CC-Lizenz? → Übernahme ins eigene Repositorium

2. Prüfung: Liegen Allianz- oder Nationallizenzen mit OA-Komponente vor?

• Wurde eine Allianz- oder Nationallizenz für diesen Verlag abgeschlossen? → Quelle: Excel-Liste unter: https://www.nationallizenzen.de/open-access/open-access-rechte.xls/view

• Ist die Zeitschrift Teil des Vertrags? → Quelle: Nachweis in Zeitschriftendatenbank (ZDB) oder Elektronischer Zeitschriftenbibliothek (EZB)

• Gibt es OA-Rechte für den gesuchten Jahrgang? → Quelle: Excel-Liste unter https://www.nationallizenzen.de/open-access/open-access-rechte.xls/view

3. Falls Punkte 1 + 2 mit „nein“ beantwortet wurden: Nachfrage bei Autor*in, ob eine vertragliche Vereinbarung getroffen wurde

• Wurde eine Allianz- oder Nationallizenz für diesen Verlag abgeschlossen? → Quelle: Excel-Liste unter https://www.nationallizenzen.de/open-access/open-access-rechte.xls/view

• Falls ja: Prüfung des Vertrags

• Falls unklar bzw. keine OA-Rechte in Vertrag festgelegt:

a) Ist das unabdingbare Zweitveröffentlichungsrecht (§ 38 (4) UrhG: akzeptiertes Manuskript zwölf Monate nach Erscheinen) in diesem Fall anwendbar? → Hilfe: FAQ unter https://doi.org/10.2312/ALLIANZOA.022

b) Gibt es eine allgemeine Verlagspolicy? → Quelle: SHERPA/RoMEO (Achtung: Verifikation der Angaben erforderlich), ggf. eigene Recherche auf Verlagswebseite.

4. Falls Rechteprüfung bis hier nicht zum Erfolg führte: Verlag anschreiben, um Rechte für Zweitveröffentlichung einzuholen → Werkzeug: Musteranschreiben.

5. Abwägung, welche der identifizierten rechtlichen Grundlagen die günstigsten Bedingungen für eine Zweitveröffentlichung darstellt.

Rechteprüfung für Beiträge in Sammelbänden

Im Folgenden wird der mögliche Ablauf einer Rechteprüfung für einen Beitrag in einem Sammelband beschrieben – auch hier könnte die Rechteprüfung beendet werden, sobald eine rechtliche Grundlage für die anvisierte Zweitveröffentlichung gefunden wurde (s. o.).

1. Vorprüfung: Gibt es eine Zweitveröffentlichung in einem anderen Repositorium? → Quelle: Unpaywall, DOAI, BASE, CORE, Google Scholar (vgl. Checkliste 3 im Anhang)

• Falls ja: Steht diese unter CC-Lizenz? → Übernahme ins eigene Repositorium.

2. Rechteprüfung

a) Nachfrage bei Autor*in, ob eine vertragliche Vereinbarung getroffen wurde.

• Falls nein → Zweitveröffentlichungsrecht nach § 38 (2) UrhG anwendbar. (Verlagsversion zwölf Monate nach Erscheinen, Vergabe einer CC-Lizenz möglich)

• Falls ja: Prüfung des Vertrages.

b) Gibt es eine allgemeine Verlagspolicy? → Quelle: SHERPA/RoMEO (Achtung: Verifikation der Angaben erforderlich), ggf. eigene Recherche auf Verlagswebseite.

3. Falls Rechteprüfung bis hier nicht zum Erfolg führte: Verlag bzw. Herausgeber*innen anschreiben, um Rechte für Zweitveröffentlichung einzuholen → Werkzeug: Musteranschreiben.

4. Abwägung, welche der bisher identifizierten rechtlichen Grundlagen die günstigsten Bedingungen für die Zweitveröffentlichung darstellt.

AutorInnen

Alessandro BLASETTI
Wissenschaftszentrum Berlin für Sozialforschung, Abt. Wissenschaftliche Information
Reichpietschufer 50
D-10785 Berlin
https://wzb.eu/
alessandro.blasetti@wzb.eu
ORCiD: https://orcid.org/0000-0001-7527-3634

Sandra GOLDA
Humboldt-Universität zu Berlin, Universitätsbibliothek
Unter den Linden 6
D-10099 Berlin
https://www.ub.hu-berlin.de/
sandra.golda.1@ub.hu-berlin.de
ORCiD: https://orcid.org/0000-0002-0672-1963

Dominic GÖHRING
Humboldt-Universität zu Berlin, Universitätsbibliothek
Unter den Linden 6
D-10099 Berlin
https://www.ub.hu-berlin.de/
dominic.goehring@ub.hu-berlin.de
ORCiD: https://orcid.org/0000-0002-2832-6497

Steffi GRIMM
Charité – Universitätsmedizin Berlin, Medizinische Bibliothek
Augustenburger Platz 1
D-13353 Berlin
https://bibliothek.charite.de/
steffi.grimm@charite.de
ORCiD: https://orcid.org/0000-0001-5055-9492
(zur Zeit der Entstehung des Artikels: Technische Universität Berlin, Universitätsbibliothek)

Nadin KROLL
Freie Universität Berlin, Universitätsbibliothek
Garystraße 39
D-14195 Berlin
https://www.fu-berlin.de/sites/ub
nadin.kroll@fu-berlin.de

Denise SIEVERS
Freie Universität Berlin, Universitätsbibliothek
Garystraße 39
D-14195 Berlin
https://www.fu-berlin.de/sites/ub
sievers@ub.fu-berlin.de

Michaela VOIGT
Technische Universität Berlin, Universitätsbibliothek
Fasanenstr. 88
D-10623 Berlin
http://www.ub.tu-berlin.de/
michaela.voigt@tu-berlin.de
ORCiD: https://orcid.org/0000-0001-9486-3189

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